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ISOの審査はどのように行われるの?(その2)

 審査がどのように行われるか、今回から具体的内容に入っていきます。
 まず始めに契約を交わす際に、どの規格に関しての認証取得を目指すのか、そして全社として認証を取得するのか、特定の事業所(一部の工場など)での認証取得を目指すのか、その範囲を決めることになります。大企業で異なる事業分野(製品)を扱っている場合は、認証機関とよく相談をする必要があります。なぜなら認証機関ごとにどの分野の審査ができるかの範囲が異なるからです。詳細は記しませんが39の分類に分けられ、例えば製造業と言っても、機械なのか金属なのか、化学製品なのかゴム製品なのかというような分類が細かく分けられているのです。
故に大企業で大きな範囲で認証を取得しようとすると、それらの分類で分けられたすべての対応ができる認証機関と契約を交わす必要がある点は覚えておくとよいでしょう。

 さて、それらの契約が無事整うと、実際の審査を受ける日程調整等に入っていきます。
 認証機関側は審査員の選定に入ります。小さな組織であれば審査員一人の対応、大きな組織であればチームリーダーが選ばれ、その下にチームメンバーが一人あるいは複数名ついて審査チームを構成することになります。
 そしてこの先は認証機関からのコンタクトは主にチームリーダーが行なうことになります。事業内容の確認、適用範囲の確認や審査スケジュールの確定という流れで進んでいきます。

 審査自体は、第一段階審査と第二段階審査に分かれます。
第一段階審査は、その組織がISO認証取得に向けて審査を受ける状況に達しているかどうかを全体的に見る審査になります。ここでOKとなればいわゆる本審査と言える第二段階審査に進んでいくことになります。第一段階審査では組織から提出された文書類を中心に確認を進めますが、組織の事務所にも訪問し、細かい部分は第二段階審査で見るものの概況を掴むための審査という位置付けで進められます。

 もし第一段階審査で多くの問題点が発見されると、当初計画した審査計画通りに進められなくなる可能性もあります。そのあたりは審査チームリーダーが取り纏めをして組織側との折衝を行っていくことになります。
 第一段階審査が想定通り(多少の問題は出るケースが多い)の範囲で収まれば、第二段階審査の詳細計画を審査チームリーダーが作り組織に連絡をしてくることになります。一般的には第二段階審査は第一段階審査よりも工数(審査日数)はだいぶ多くなります(2倍程度の時もあります)。

 尚、この審査工数は認証機関側が決めるものですが、審査員にはこのような経験、力量を持った人が良い、とかこのような観点で審査をして欲しいという要望を組織から認証機関に出すことができます。

 ときどき、審査を受ける側は審査側に何も注文が付けられない、と勘違いされておられる方がいらっしゃるのですが、お金を払って審査を受けるわけですから、組織として考えていること、狙うことをどんどん要望として伝えることが重要です。
 もちろん、細かいことを言わずに合格判定してください、と言うのではだめですよ(笑)。
 自分たちが高いレベルを目指していること認証機関側に伝えることによって、認証機関、そして審査員のモチベーションもとても高まります。多少苦労してでも実りある審査結果を導き出すために、どんどん認証機関への要望を出すようにしましょう。