ISO情報

ISOの審査はどのように行われるの?(その5)

 前項で認証審査当日の話をしました。事前計画の予定に従って審査を机上のものだけでなく、現場も含めて訪問して規格要求事項に対して適合であることを確認していくのが審査である、というお話をしました。

さて、本テーマの締めくくりとして、審査がどのように終わるのか、というお話を今回したいと思います。

 計画した予定の部署での審査を終えると、審査員は別室をお借りする形で審査員会議を行います(複数名ではなく、審査員一人で審査を行った場合も同じです)。そこで何をするかと言うと、審査が問題なく終えられたかどうかの確認と、審査結果についての所見のまとめを行います。もし不適合という残念な状況が見つかった場合は、不適合指摘書(是正処置要求書という言い方もする場合があります)の作成をそのお借りしている場で行うのです。  30分から場合によっては1時間程度その時間を使うことになります。  そしてそこで審査員内でのまとめが終わるといよいよ最終会議となります。ここは初回会議の参加メンバーに再度集合してもらい(初回会議の説明時の時にも記しましたが、トップの参加は必須と思ってください)、審査が無事終わったのかどうか、どのような改善点が見つかったのか、もしかすると不適合が検出されたのかを審査員から聞くことになります。  もちろん討議することは可能ですが、ここで審査のやり直しになるような議論になることはまずありません。会議が長引けばその分審査料金の追加にもなる場合があります。従って、経営者側の方々は、最終会議に入る前の各部署等での審査が終わった段階で、それぞれの担当部門から審査の状況についての報告を予め受けておくことが大事です。それでも納得がいかない部分あれば、それは最終会議の場を使って再度やりとりをするということも不可能ではない、という認識でお願いします。

 最終会議が終わると審査員はその組織から離れ、あとは最終のペーパーワークを行っていくことになります。審査報告書の作成です。ここは認証機関によって対応が異なり、簡単な最終報告書で済ませてしまうところから、文字でびっしり埋まっているような審査報告書を仕上げる機関まで色々あります。当然それらも費用に跳ね返ってきますので、組織内でISO審査をどのように活用しようか、というスタンス次第で審査機関(認証機関)を選ぶ選択肢としてください。  尚、正確には審査員が最終報告書を書いて終わりではなく、認証機関内の判定委員会で審査員の活動全般が問題ないことを確認した上で、その組織に対して登録証(認証証)の発行がなされる、ということになります。

 認証賞授与式として簡単な記念式典のような形にして写真撮影まで行う認証機関が数多くあります。認証取得組織もその時の記念写真をホームページで公開したりしていますので、もしかすると他社のサイトをご覧になった際にその場面の写真を見つけられたことがあるかもしれません。  全5回にわたってISO審査がどのように行われるのか、進むのか、という点のご説明をしてきました。  ご参考になれば幸いです。