Monthly Archives: 4月 2013

■□■ 平林良人の『つなげるツボ』Vol.62 ■□■

■□■ 平林良人の『つなげるツボ』Vol.62  ■□■

*** キーワード「不揮発化された情報」 ***

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■□■ 文書化された情報 ■□■

 SL附属書キーワード、すなわち次期ISO9001規格のキーワードの
1番目は「文書化された情報:documented information」です。

 私は「文書化された情報」とは「不揮発化された情報」であると
考えています。マネジメントシステムは「今の良い状態をこれから
も継続して良い状態にしておく仕掛け」です。

 継続していくためには各種情報が消えてしまってはだめです。
すなわち揮発性(volatile)ではだめなのです。不揮発性
(Non-volatile)にする工夫が「文書化された情報」には求めら
れます。

ここはマネジメントシステムの肝になるところです。

■□■ 不揮発化する工夫 ■□■

 情報が消えないようにする工夫は、紙に書いておく、絵にしてお
く、壁に表示しておく、床にテープ貼りしておく、電子情報にして
おく、看板にしておく、写真にしておく、ビデオにしておく、チャ
ートにしておく、表にしておく、模型にしておくなどいろいろな方
法が考えられます。

 「文書」と言われるとどうしても紙に書かれたそれなりに作文さ
れた文章を思ってしまいますが、この思い込みは無くさなければな
りません。

■□■ documentという英語 ■□■

 documentという英語は日本では単純に「文書」と訳していますが、
元来の意味、語源的には「記録にしておく、すなわち消えないよう
にしておく」という意味です。

 documentary filmという英語があります。日本でも「記録映画」
と訳されています。

 ISO9001が日本に導入されてから、しばらくの間、文書と記録はど
う違うかという議論がありましたが、大きくいえば同じようなもの、
ただ管理の仕方が違うということでしょうか。

■□■ 「不揮発化された情報」にも維持管理が必要 ■□■

 大きな病院へ行くと必ず床に何種類もの色の付いたテープが張っ
てあり(最近はペイントか?)自分の行先を案内してくれます。駅
にも最近は黄色のタイルが盲人の方に進路を教えています。
 
 なによりも毎日利用している道路には白色のペイントが描かれて
おり、各種の指示、規制を無言のうちに歩行者、運転者に示してい
ます。これらの「情報」は日常生活に必須なものになっています。
これらはすべて附属書SLがいう「文書化された情報」に該当するも
のです。

 可視化されたこのような情報は、簡潔で便利で使いやすいものです。
しかし、メンテナンスは必ずしなければなりません。道路でも時々白
線を引きなおしています。病院でも、空港でも、駅でも一度描いた「
情報」はだんだん消えていきますから最新化しないと期待された機能
を果たすことができなくなります。

■□■ 附属書SLの規定 ■□■

 附属書SLには文書化に関する規定が多くあります。なぜこんなにも
多くの規定をしているかというと、マネジメントシステムの肝だから
です。

 標準化されたものを消えないようにし、全員がそれを守ることがマ
ネジメントシステムを維持する唯一といってもいい方法だからです。

7.5.1 一般には、「XXXマネジメントシステムの有効性のために必要
   であると組織が決定した,文書化された情報」をマネジメント
   システムに含むことが要求されています。
 
7.5.2 作成及び更新には、次の事が要求されています。

 -適切な識別及び記述(例えば、タイトル、日付、作成者、参照
  番号)

 -適切な形式(例えば、言語、ソフトウエアの版、図表)及び媒体
  (例えば、紙、電子媒体)

 -適切性及び妥当性に関する、適切なレビュー及び承認

7.5.3 文書化された情報の管理には、次の事が要求されています。

 -文書化された情報が、必要なときに、必要なところで、入手可
  能かつ利用に適した状態である。

 -文書化された情報が十分に保護されている(例えば、機密性の喪
  失、不適切な使用及び完全性の喪失からの保護)

 -配布、アクセス、検索及び利用。

 -読み易さが保たれることを含む、保管及び保存。

 -変更の管理(例えば、版の管理)

 -保持及び廃棄

■□■ 「不揮発化された情報」と読み替えてみる ■□■

 「文書化された情報」を「不揮発化された情報」と読み替えてみる
と異なった世界がみえてきます。道路に引かれた白線を思い出しなが
ら読んでみましょう。

例えば:
・「XXXマネジメントシステムの有効性のために必要であると組織が
  決定した,不揮発化された情報」をマネジメントシステムに含まな
  ければならない。

・不揮発化された情報を作成及び更新する際、組織は、次の事項を確
  実にしなければならない。

・不揮発化された情報が、必要なときに、必要なところで、入手可能
  かつ利用に適した状態である。

・不揮発化された情報が十分に保護されている(例えば、機密性の喪失、
  不適切な使用及び完全性の喪失からの保護) 

などとなります。

■□■ 平林良人の『つなげるツボ』Vol.61 ■□■

■□■ 平林良人の『つなげるツボ』Vol.61  ■□■

*** 次期ISO9001規格キーワード ***

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■□■ ブラジル会合で草案作り ■□■

 2012年度もあっという間に過ぎ、今月から2013年度となりますが、
時間が経つのは早いものです。

 次期ISO9001規格は草案作りの真っただ中に居ります。先月ブラジ
ルの第三の都市ベロオリゾンテでCD(Committee Draft)の会議が行
われました。

 Belo Horizonteは、ブラジル南東部、標高約 800 メートルの高原
に建設された計画都市で近郊を含む都市的地域の人口では486万人で
あり、サンパウロ、リオデジャネイロに次ぐ同国第3位の都市です。

 この会議において2015年発行が予定されている次期ISO9001規格の
審議が行われ、夏ごろにはCD(委員会原案)が出される見込みとなり
ました。

■□■ 附属書SLへの見直し ■□■

 昨年5月に附属書SLが発行された折、来年(2013年すなわち今年)
2月にはその附属書SLの取り扱いをTMBが見直しをする旨の発表が
されていました。

 しかし、4月現在その内容の結果は把握できていません。今までに
附属書SLを使用して作成された規格には次の3つがあります。

■1.ISO22301 BCMS 事業継続マネジメントシステム規格
Business Continuity Management Systems

・昨年2012年5月15日に発行され、現在JIS化の準備が行われている要
 求事項を含んだ規格である。

・緊急事態に際し組織が事業を継続していくためのマネジメントシス
 テムについて規定している。

・スコープは、 組織のリスクを管理する中でBCMSを計画、構築、実施、
運用、監視、レビュー、維持、改善するための要求事項を規定してい
るすべての組織である。

・基準に基づく画一的なシステム,体制を求めるものではない。

・組織の緊急事態(発生時含む)に対する準備及び継続的可能性に関す
る顧客,法的又は法令ニーズを満たす組織の能力を,組織の内部・外
部機関(第3者認証機関含む)が評価することにも利用可能な規格であ
る(第三者審査登録用の規格)

■2.ISO20121 持続的イベントマネジメントシステム規格
Event Sustainability Management Systems

・昨年2012年6月に国際規格として成立した持続可能性を考慮したイベン
トマネジメントシステム規格である。

・イギリス国家規格のBS 8901を基にISOが規格を開発し、ロンドンオリン
ピックで適用された。

・“環境”、“社会”、“経済”の3本柱をベースに、社会に受け入れら
れ,将来にわたりイベントの継続的な実施を目指している。

・適用対象は,あらゆる種類及び規模の“組織”、“イベント”、“イ
ベントの計画”が該当する。

・サプライチェーン全体にわたって本規格が考慮されていることが重視
されている。

・持続可能性に関するパフォーマンス基準は設定していない。

・ブラジルのFIFAワールドカップ、リオデジャネイロオリンピックでも
適用することが表明されている。

・現在、本規格の審査員の力量に関する標準化の新規提案が出されてい
る(ISO/IEC1721-4)。

■3.ISO39001 道路交通安全マネジメントシステム規格
Road-traffic Safety management systems

・昨年2012年10月1日に発行され国際規格である。

・ISO39001は、道路における交通事故死亡者、重傷者の根絶を究極の目
標として作成された。

・組織が取り組むべき基本的要求事項を定めた国際規格であり、道路運
送事業者のみならず道路を利用する幅広い組織に対して、マネジメン
トシステム(管理体制)の構築、実施、改善を求めている。

・第三者審査登録用の規格である。
・RTS(Road-traffic Safety)パフォーマンスファクターを特定し、目
的・目標設定時の考慮事項とすることを要求している。

■□■ 附属書SLのキーワード ■□■

 これらの他にも、ISO27001情報セキュリティマネジメントシステム規格
は附属書SLを使用して改定作業が進められており、今年中には新しい規格
が誕生する予定です。

 2015年完成を目指しているISO9001、ISO14001規格も、このメルマガで
たびたび言及しているように、「附属書SL」を使用して改定作業が進めら
れています。

 そこで、この附属書SLに登場する「キーワード」を探してみたところ、
平林が思うキーワードには、次のような21個のワード/フレーズがピック
アップされました。

 ・マネジメントシステム 
 ・組織の目的
 ・意図した成果
 ・外部、内部の課題
 ・利害関係者
 ・利害関係者の要求事項
 ・文書化された情報
 ・必要なプロセス
 ・相互作用
 ・リーダーシップ
 ・XXX方針とXXX目標
 ・戦略的な方向性
 ・事業プロセス
 ・XXXマネジメントシステム要求事項の統合
 ・XXXマネジメントシステムの有効性
 ・リスク及び機会
 ・XXXマネジメントシステムプロセスへの統合
 ・XXXパフォーマンス
 ・プロセスに関する基準
 ・プロセスの管理
 ・XXXパフォーマンスとXXXマネジメントシステムの有効性

 このほかにもキーワードと見なせるものがあると思いますが、次回以降、
説明の途中でも必要であれば追加していきたいと思います。