2025年12月24日
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■□■　平林良人の『つなげるツボ』Vol.539 ■□■
―　ISOマネジメントシステムのテクノファ　―
＊＊＊　ISO9001キーワード：文書化した情報 2 ＊＊＊
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前回からISO9001:2015のキーワードとして「文書化した情報」を取り上げています。
ISO9001:2015年版に登場した「文書化した情報」とは何でしょうか。改めて日本語とし
てちょっと聞きなれない「文書化した情報」とは何かをお話ししてみたいと思います。

■■　英語ではDocumented　Information　■■
英語では “Documented　Information”と言っていますが、JISでは「文書化した情報」と
素直に訳しています。ここでJISとは何かについて簡単に説明いたします。今更という方は
読み飛ばしてください。
JIS( Japanese Industrial Standard)は日本産業規格と呼ばれ日本の諸産業の標準化を担って
いる文書で「日本産業標準化法」という法律に基づいて経済産業省から発行され、今までに
約12,000規格くらい発行されています。日本産業標準化法の目的は第一条に次のように謳
われています。
（法律の目的）
第一条 この法律は、適正かつ合理的な産業標準の制定及び普及により産業標準化を促進す
　ること並びに国際標準の制定への協力により国際標準化を促進することによつて、鉱工業
　品等の品質の改善、生産能率の増進その他生産等の合理化、取引の単純公正化及び使用又
　は消費の合理化を図り、あわせて公共の福祉の増進に寄与することを目的とする。

文中に「国際標準」という言葉が出てきますが、これがISO（International Organization
for Standardization）です。ISOは1926年にジュネーブに民間組織（NGO）として設立された
国際組織で、これまでに約22,000件くらいの規格を発行してきていますが、多くのISO規
格がJIS規格になっています。JISにするためには英語を日本語に翻訳しなければなりません
が、ISO9001規格はJISQ9001という規格に翻訳されています。

■□■　文書化した情報　■□■
Documented　Informationという英語は、私の知る限りISOで使い始めた用語で「組織が
管理し、維持するよう要求されている情報及びそれが含まれている媒体」と定義されていま
す。そして；
（１）文書化した情報は、あらゆる形式及び媒体の形をとることができ、あらゆる情報源か
　　ら得ることができる。
（２）文書化した情報には、次に示すものがあり得る。
　　・関連するプロセスを含むマネジメントシステム
　　・組織の運用のために作成された情報（文書類）
　　・達成された結果の証拠（記録）
（３）情報とは意味あるデータである。
（４）媒体としては紙、磁気、電子式若しくは光学式コンピュータディスク、写真、マスター
　　サンプルなどがありえる。
などということがISO9000:2015に説明されています。

■□■　文書化した情報の最新化　■□■
文書化した情報を最新化して維持する方法については前号で述べましたが、文書の内容の吟
味も重要です。特に近い将来AIエージェントに教師データとして供することを考えると今か
ら確実に行うことが大切であると思います。
文書最新化の際に必ず行うべき中身の充実については次のようなことがあります。
　・実際の運用手順と一致しているか。
　・最新の顧客要求/法令/設備/システムなどと整合しているか。
　・誤解を招く表現や陳腐化した記載がないか。
　・関係する文書との整合性を確認し、関連部門からレビューを受けているか。
文書管理マニュアルの別紙として1枚程度の「レビューガイドライン」を作成しておくこと
をお勧めします。

このような最新化の仕事はどうしても後送りされる仕事になりがちですが、「小さな修正」か
ら始めて最新化仕事のハードルを下げることも工夫の一つでしょう。例えば、文書の全てを見
直すのではなく、「表記の統一」とか「法律/制度名称の更新」とか「部門名・担当名の修正」
などを行うことが文書見直への認識を高めます。
さらにせっかく最新化しても承認ルートが複雑で時間がかかりすぎると現場が疲弊します。
電子承認フローを導入すれば、印鑑待ち/メール遅延などの「紙の壁」も解消されると思います。