平林良人の『つなげるツボ』Vol.286

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■□■ 平林良人の『つなげるツボ』Vol.286 ■□■
― つなげるツボ動画版はじめました ―
*** 文書の整理整頓-内部診断と内部監査27 ***
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少し寄り道をしましたが、また連載の内部診断に戻りたいと思い
ます。前回は図書の整理についてお話ししました。我々は小学校の
ころから整理整頓を言われてきましたが、なかなか身につかないよ
うです。今回は一番身近であろう文書(記録を含む)について考え
てみたいと思います。

■□■ 文書の診断の1 ■□■
どこの組織でも組織の文書についての悩みは多くあるのではない
かと思います。
今回の診断のポイントの1は、文書の管理についてどんな課題があ
るかの明確化です(整理整頓を含む)。
一般に文書管理で考えられる課題は次のとおりです。
 ・文書作成と登録について
 ・文書検索について
 ・文書廃棄について
とくに、必要な時に必要な図書が見付けられないという悩みが多い
のではないかと思います。

■□■ 文書の診断の2 ■□■
診断のポイント2です。小企業ですと、文書を作成する基準が
決まっていないケースがあります。
しかし、中小企業、大企業では文書管理規定があるはずです。こ
の文書管理規定の内容が診断のポイント2になります。

今回のテーマは文書の整理整頓ですが、そもそも文書にまつわ
るライフサイクルはどのようになっているのでしょうか。一般的
に、文書のライフサイクルは次のようなものです。
 ・作成 → 活用 → 保管 → 廃棄

作成しなければ活用も保管も廃棄もする必要はありません。
したがって、ライフサイクルのスタートである「作成」がどのよ
うな基準になっているのかは重要な視点です。

私が考える診断2のチェックポイントは次のようなことです。
・組織として作成しなければならない文書(記録)は明確になって
 いるか。それは現状に合っているか。
・作成、発行、保管部署は明確になっているか。それは現状に合っ
 ているか。
・文書の保管方法(基準)は明確になっているか。
・文書(記録)の廃棄基準は明確になっているか。

外部文書(受け取った文書)も文書管理基準の対象になって
いるか確認します。
廃棄基準について、廃棄の前の保存期間が決められているか確
認します。特に保管が要求される記録の保管期間は重要です。
重要な文書(記録)が永久保管の対象になっているかの確認も
しましょう。

■□■ 文書の診断の3 ■□■
「文書管理規定」はあっても、多くの人がその規定の内容を知
らない状況が多くの企業の現実ではないかと思います。
文書管理のルールをおろそかにすれば、コンプライアンス違反
やリコール、経営責任などを問われ、株主や顧客・消費者を含
めて、社会的信用を失うことにつながります。

文書管理診断の3のチェックポイントは次のようなことです。
1.保管場所の状態
 乱雑に保管されているか綺麗に保管されているかを確認する。
2.重要度分類
 次の分類がされているか確認する。
 一般に文書は、重要度、機密度、セキュリティレベルに応じ
 て以下のような3つに分類することができます。
 ①極秘
  漏洩した場合に企業の安全や利益に損害を与える恐れのある
  情報。開発研究資料、契約書、法的文書など。
 ②秘
  社内であっても関係者以外に知らせてはならない性質をもつ
  情報。個人情報など。
 ③社外秘
  社外に公開することで不利益を被る可能性のある情報。顧客
  リスト、営業企画書など。

3.検索容易性
 担当者以外の人でも文書が探せるようにするには、文書を分類し
 ておくことが必要です、例えば、次のようなキーワードで分類します。

  キーワード キーワード例
時間要素 文書が作成された年月・期間など
2020年度、2020年度11月~
固有名詞 顧客名、製品名、地域名、プロジェクト名
テーマ名、部署名、グループ名、個人名など
内容/形態 テキスト、帳票、証明書、報告書
契約書、請求書、ケーススタディなど

平林良人の『つなげるツボ』Vol.285

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■□■ 平林良人の『つなげるツボ』Vol.285 ■□■
― つなげるツボ動画版はじめました ―
*** ISO9001ユーザサーベイ ***
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コロナが終焉した後、どんな世界が待っているのかは誰にも分か
りません。ただ、今までとは非連続な時代が来るということは
確実だと思います。
ところで、ISO9001ユーザサーベイが世界的に2020年12月末
までの期限で行われています。
日本規格協会のホームページから誰でも意見を寄せることがで
きます。

https://www.surveymonkey.com/r/ISO9001_User_Survey_2020?lang=ja

■□■ ユーザサーベイとは ■□■
ISO規格は原則5年に一度見直すことになっています。原則と
言ったのは、実際は7,8年、場合によっては10年になる場合
が少なくないからです。
ISO9001は2015年に改正されましたから、2020年の今年は原
則5年目です。したがって、既に原則から言って賞味期限?は
切れていることになります。
そこでということでしょうか、ISO中央事務局から世界のユーザ
に向けてISO9001規格を廃棄するか、継続して使用していくか、
もし継続するならばそのままでいいか、或いはどのような点を
規格に盛り込んでいくのかのアンケート調査が行われています。
このアンケート調査のことをユーザサーベイと呼んでいます。

■□■ ユーザサーベイの要点 ■□■
ユーザサーベイは規格を使っているユーザの姿を把握したいと
いうことで、アンケートに答える人の属性(企業、業界、規模、
製品・サービスなど)をまず質問しています。
そして、規格を廃棄するか、継続するか、もし継続するなら
どのような要素を盛り込みたいのかを質問しています。
どのような要素を盛り込みたいのかはユーザサーベイ側が候補
を用意してあり、答える人は盛り込みたい程度を1-5の点数
で答える形式を取っています。
次の項目が今回のアンケートで盛り込みたいかどうか聞いてく
るものです。

■□■ ISO9001新規項目候補 ■□■
新規項目と言いましたが、全く新規の項目からある程度は既に
採用されている項目まで、いろいろなレベルな項目が羅列され
ていますので、答えるためには項目の吟味が必要です。
この項目の質問は、ユーザサーベイ用紙のN0.18にあります。
【No.18】ISO 9001の次期改訂で次の概念を強化することは、
     どの程度重要だと思いますか? (5=「非常に重要」、
     1=「まったく重要ではない」としてお答えください)
 ・顧客体験
 ・人的側面
 ・変更マネジメント
 ・様々な分野のマネジメントの統合(例えば、労働安全衛生、
  環境、情報セキュリティなど)
 ・新興技術(例:AR拡張現実、ブロックチェーン、クラウド
  コンピューテイング、IoT、協働ロボット、AI、スマートプ
  ロダクト、量子コンピュ―テイングなど)
 ・倫理及びインテグリティ
 ・組織文化
 ・相互に有益な関係性のマネジメント
 ・イノベーション(革新)
 ・循環経済(サーキュラエコノミー)
 ・アジリティ(機敏性)
 ・人口構造の変化
 ・情報の側面
 ・気候変動
 ・事業継続計画

上記の項目は非常に多岐にわたり、それぞれの項目がどんな内
容で、かつISO9001に盛り込む場合にどのような記述になる
のかはこのユーザサーベイではなんら説明されていません。
項目の理解のため、今後の「つなげるツボ」で機会を見つけて
説明をしていきたいと思います。

平林良人の『つなげるツボ』Vol.284

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■□■ 平林良人の『つなげるツボ』Vol.284 ■□■
― つなげるツボ動画版はじめました ―
*** ちょっと寄り道を-世界の認証取得件数 ***
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コロナ後は、今までとは非連続な時代が来るであろうと、コロ
ナが終息するまでの期間(今はまだ終息するかさえも分からない)
は、将来に備えて組織の診断をしようと話をしてきましたが、
今回はちょっと寄り道をして今年発表されたISOマネジメント
システムの世界の認証取得件数について説明をします

■□■ 世界のISO認証取得件数・増加率-2019 ■□■
今回ISO中央事務局から発表された数字は2019年の実績について
です。
それによると主要なマネジメントシステム認証の世界での取得件数
は135万7千件で前年度比較3.8%の増加でした。
2018年からISOは発表する数を認証数と認証サイト数の2種類と
しました。以下の数字は認証数で説明します。
ただし、グラフでは従来との継続性確保の面から2者の平均値を
算出してデータ数としています。

■□■ ISO 9001認証取得件数-2019 ■□■
次はISO9001の世界の認証取得数です。
世界で88万3千件と報告され、前年度比0.55%の増加です。かろう
じて増加となっていますが、下記グラフを見ればこの10年明らかに
変化の無い平衡状態となっています。
国別では相変わらず中国が一番です。

■□■ ISO14001認証取得件数-2019 ■□■
次はISO14001の世界の認証取得数です。
世界で31万6千件と報告され、前年度比1.8%の増加です。下記
グラフから伸びは小さいですが増加傾向は続いています。
国別では相変わらず中国が一番です。

■□■ ISO/IEC 27001認証取得件数-2019 ■□■
次はISO/IEC27001ですが、9001、14001と比較すると桁が違って
少なくなっています。
世界で3万6千件と報告され、前年度比14%の増加です。認証数
が少ないところにコロナが影響して通信業界には追い風となった
影響で情報セキュリティの増加率は大きいものになっています。
国別ではここでも中国が一番です。

 

平林良人の『つなげるツボ』Vol.283

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■□■ 平林良人の『つなげるツボ』Vol.283 ■□■
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*** 図書の整理-内部診断と内部監査26 ***
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前回から小骨の診断についてお話しを始めました。小骨とは日常
の仕事である身近なプロセスを意味しています。最初は整理整頓
についてです。我々は小学校のころから整理整頓をするようにと
繰り返し言われてきましたが、なかなか身につかないようです。
組織内部には多くの整理整頓すべきものがありますが、それらが
期待されたとおりになっているかを内部で診断することについて
述べてみたいと思います。

■□■ 整理整頓-図書 ■□■
整理整頓すべきものには、頭の中、仕事、文書、記録、図書など
その対象は多岐にわたります。
頭の中はともかくとして、身の周りにある多くの物は整理整頓さ
れているのと、いないとでは仕事の効率が大きく変わります。
整理とは、まず必要であるものとそうでないものを区分すること
です。整頓は必要でないとされたものを捨てることです。
今回は整理整頓する対象を「図書」にして、それをどのように診
断するかを述べてみたいと思います。

■□■診断1 どこに保管されているか ■□■
図書を保管する部門の数は組織の規模により異なります。小規模
の組織ですと、会社の中に一か所、図書の保管場所があるのが普
通です。大きな組織になると、部門ごとに図書の保管場所がある
でしょう。図書の保管方法もオープンな棚、本棚、書架など色々
あると思います。

しかし、現実は随分異なるのではないでしょうか?図書は一か所
にまとめて保管されていないことが多くあります。個人、グルー
プなどに分散して保管されているケースが多いかもしれません。
一か所に保管されていても、ある使用者が持ち出してそのまま個
人保管にしているなど多く見られることです。そうなると、散逸
する危険性が多く必要な図書が必要な時に利用できません。
診断のポイント1は、図書の保管場所です。

■□■診断2 どんな図書が保管されているか ■□■
どんな図書が保管されているでしょうか。診断のポイント2は、
保管されている図書の内容の確認です。
次のような図書が保管されている可能性があります。
 ・個人の図書
 ・取引先からの贈呈図書(取引先の歴史・沿革など)
 ・カタログ
 ・展示会パンフ
 ・広告宣伝資料など
ただでさえ狭い保管スペースを有効に活用するには、使用目的に
合った図書の保管に絞ることが大切です。

■□■診断3 図書の使用目的は ■□■
では保管されている図書の使用目的は何でしょうか。使用目的別
に保管図書を区分することは図書の探し出しを効果的にします。
できれば図書棚にインデックスを付けておくと良いと思います。
図書の使用目的は一般に次の区分によって決まってきます。
 ・部門別
  -営業
  -設計
  -技術
  -調達
  -製造
 ・機能用
  -法規
  -品質
  -環境
  -安全
  -人事
  -福祉
  -CSR

■□■診断4 図書の保管方法は ■□■
診断のポイント4は保管方法についてです。

一般的に、図書を保管する場所及び方法には以下の例が考えられ
ます。
 1.決まった一か所に集中させて保管(診断1参照)
 2.数か所に分けて保管(同上)
 3.特別な例として、外部場所に保管

いずれの場所、方法を選択するにしても、診断で重要となるのは、
「保管管理」と「保管図書の把握」です。
保管図書基準を定め、基準に則って保管すると決めた図書の目録
を作成しておくと、たとえ保管場所が分散していても、図書が
「どこに、何が」保管されているか把握し、利用することができ
ます。

平林良人の『つなげるツボ』Vol.282

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■□■ 平林良人の『つなげるツボ』Vol.282 ■□■
 ― つなげるツボ動画版はじめました ―    
*** 小骨の診断_内部診断と内部監査25 ***
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新型コロナウイルス終息後の世界について、予測も含めてこれ
からの変化を注視していく必要があります。そうした変化に備え
る意味でもこの機会に自組織の内部診断(内部監査)を行ったら
どうでしょうか。前回はサポート(支援)分野の総務プロセスに
ついてお話しをしましたが、今回からは小骨の診断についてお話
しをしてきたいと思います。

■□■大骨と小骨の診断■□■
内部診断には大骨の診断と小骨の診断があると「つなげるツボ」
Vol.256でお話ししました。繰り返しになりますが、組織の大骨の
診断は今まで20数回にわたり話をしてきました。
1.経営分野
 ・中期経営計画
 ・方針管理
 ・働き方改革
 ・SDG’s
2.プロフィットセンター(主要)分野
 ・研究開発プロセス
 ・企画プロセス
 ・設計プロセス
 ・生産技術プロセス
 ・購買プロセス
 ・製造プロセス
 ・サービス提供プロセス
 ・品証プロセス
 ・営業プロセス
3.サポート(支援)分野
 ・情報セキュリティプロセス
 ・会計プロセス
 ・総務プロセス

■□■ 小骨の診断対象例 ■□■
組織の大骨のプロセスの下には、業務展開された小骨のプロセス
が沢山あります。アメリカの大統領が表彰する品質管理のマルコム
ボルドリッジ賞事務局は、上位12の大骨のプロセスを下層の活動
へと3階層展開して一般的な組織のプロセス(活動)約400の活動
を示しています。

組織の第一線のプロセスにはこのように多く(約400)ありますので、
診断の対象としてより日常管理を取り上げる場合には多くのプロセス
から今課題になっている或いは強化すべきプロセスを対象とすべきだ
と思います。
この選択は組織の診断者がしなければならないのですが、テクノファ
では日常活動で常に問題視される整理整頓、文書管理、仕事の手順を
取り上げていますので、これからは次の小骨サンプリング例について
一つずつ説明をしていきます。
1.整理整頓
 -図書
 -文書
 -PC
 -プロジェクタ
 -規格
 -机上
2.文書管理
 -検索容易性
 -登録ルール
 -サーバーホルダー構造
 -タグ名
3.業務手順
 -個人が管理する活動
 -課長が管理する活動
などです。