平林良人の『つなげるツボ』Vol.253

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■□■ 平林良人の『つなげるツボ』Vol.253 ■□■
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に関して簡単に各章の紹介をさせていただいています。

第6章は「ISOを知ろう」となっていますが、強調したいことがあります。
それは、ISOはあくまでも ひな形=モデルであるということです。
間違っても「自社のマネジメントシステム=ISO」とは思わないでください。

■□■ ISOは民間組織 ■□■

ISOは、International Organization for Standardizationの略称で、
日本語では「国際標準化機構」と訳されています。
ISOは、「国際的交流を容易にし、経済的活動分野の協力を発展させるために
世界的な標準化を図ること」を目的にしています。

ISOには、2019年3月現在、世界の163カ国が加盟しています。
ISOはスイスにある非政府機関、つまり一民間団体です。

■□■ ISOが発行する規格 ■□■

ISOが発行している規格は、そのほとんどが製品規格と言われるものです。
ネジという有形のもの(製品)の形状を規定する国際規格が、ISOが
発行している代表的な製品規格です。

2万を超えるISO規格ですが、このあと学ぶマネジメントシステム規格と
呼ばれるものはその内のごく一部です。
ISO 9001、ISO 14001等の規格が現在日本だけでなく、世界で活用
されているもっとも代表的なマネジメントシステム規格です。
製品規格のように有形のものを対象とするのではなく、組織運営の
あり方を規定した文書としてそれまでの製品規格とは全く別のものが
できたのです。そしてそのマネジメントシステムの源流は、1987年に
生まれたISO 9001です。

 
■□■ ISOマネジメントシステム規格の骨子 ■□■

2012年、ISOから共通テキスト文書というものが発行されました。
ISOがそれ以降発行あるいは改訂するマネジメントシステム規格については、
この共通テキスト文書をベースとし、その上で各分野の内容を盛り込む、
というルールとなりました。

(ISO業界内では同文書のことを附属書Lと呼んでいます)
この共通テキスト文書の章立てを以下に記します。
1.適用範囲2.引用規格3.用語及び定義4.組織の状況
5.リーダーシップ6.計画7.支援8.運用9.パフォーマンス評価10.改善

■□■ ISOマネジメントシステム規格の種類 ■□■

ISOマネジメントシステム規格は前項で説明した共通テキスト文書を元に、
実際に私たちが活用する様々な規格として発行されています。
あなたの会社ではどの規格の認証を取得しているかを確認しておきましょう。

ISO 9001品質マネジメント・・・世界で最も活用されているマネジメントシステム規格。
品質管理、品質保証に関わるマネジメントシステム規格、
ISO 14001環境マネジメントシステム・・・ISO 9001に次いで全世界で活用されている
環境管理を推進していくためのマネジメントシステム規格

■□■ ISOの認証を取得するとは ■□■

ISO規格の認証を取得する、ということは、あなたの会社がISOマネジメント
システム規格に基づいて日頃の仕事を進め、その活動内容が外部の第三者に
よって認められる、ということです。

そしてそれはビジネスを推進していく上で、取引先から評価される一つの
ステータスになります。

(1)審査機関(認証機関)との契約
(2)社内での仕組み構築
(3)審査を受ける

平林良人の『つなげるツボ』Vol.252

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■□■ 平林良人の『つなげるツボ』Vol.252 ■□■    
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コロナの影響でイベント中止はなお10日くらい続くこととなりました。
ここでは、テクノファの無料冊子、

【新入社員向け】これならわかる!ISOマネジメントシステム入門読本

「ISOマネジメントシステム入門読本」(小冊子)無料進呈!

に関して簡単に各章の紹介をさせていただいていますが、
じっくりと読んでいただけたら幸いです。
第1章から第4章までは、会社員として最低知っておいてもらいたい話が
展開されていますが、第5章からは本冊子の核心「マネジメントシステム
を知ろう」になっています。

■□■ 指揮命令系統 ■□■

あなたの直属の上司が課長としましょう。課長の指示、命令があなたにとって
大事なことになりますが、課長もまた自分の上司からの指示命令を踏まえて
動いている、ということも理解すべき大事なことです。
課長の直属の上司が部長とすれば、部長の求めることは何か、ということを
あなた自身がわかっている必要があるのです。そして部長であっても、直属の
上司である役員、場合によっては取締役会からの指示、命令に基づいて動いて
います。そうするとあなたはその方々の意向も理解しておくべきということに
なります。

このように組織では上位者が下位者にどんどん指示命令を出していくことで、
一人では到底成し得ない大きな仕事を成し遂げていくのです。 

■□■ 組織図 ■□■

あなたの会社には組織図があるはずです。コピーをとって手元においておく
ことをお勧めします。自社にはどのような部署があって、どのような仕事を
しているのかを理解するのにとても役立つものだからです。
一つの会社の中では複数の部署がそれぞれ相互補完をしながら仕事をしていき、
成果を上げていきます。複数の部署の連係プレーによって、仕事は完結して
いくことを覚えておきましょう。

■□■ 連係プレー ■□■

業務は個人商店でない限り、社内の他の人との連係プレーがあってこそ成り立つ
ものです。そしてその連係プレーのやり方は毎回同じになるように事前に
取り決めています。間違い防止や共有化のためにその取り決めを書面に書き落としたり、
場合によっては録画してビデオとして用いたりといった工夫をそれぞれの会社で
行って仕組み化が図られています。

その仕組み化が、上層部(役員)の経営方針に基づいて社内の全部署で行われ、
皆でそれを活用しているという状態であれば、その会社には立派な仕組みが
あると言えます。この全社的な仕組みのことをマネジメントシステムと呼ぶのです。

■□■ 唯一無二の仕組み ■□■

マネジメントシステムはその会社の業務運営の標準化、仕組み化を図った結果
生み出されるものです。会社運営の仕組みはその会社に根付いた風土とも密接に
つながります。だからこそその会社だけのものになるのです。

自社を知ることを更に深掘りしていくと、自社の「強み」を知ることにつながります。
自分の会社は何をセールスポイントとして日頃の活動をしているのか。
何がお客様に評価されているのか。そしてその強みはなぜ生まれたのか、そして
この先も生み出し続けることができるのか。これらのことはすべて自社の強みを
知らなければ答えられません。

その強みを社員の皆さんが理解しやすくするためにマネジメントシステムは存在し、
活用していくものなのです。また、どの組織であっても経営上の課題はあります。
課題に取り組むためには、その課題の見える化や途中過程における確認や評価、
そして最終決裁などの仕組みが必要不可欠です。
そしてこれらのこともマネジメントシステムの中に組み込まれているのです。

平林良人の『つなげるツボ』Vol.251

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■□■ 平林良人の『つなげるツボ』Vol.251 ■□■
*** テクノファの無料冊子5 ***
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コロナウイルスの影響で各種イベント、会合、会議が目白押しに
中止になっています。
こういう時こそ落ち着いて勉強するとよいと思います。

前回に引き続きテクノファの無料冊子、

【新入社員向け】これならわかる!ISOマネジメントシステム入門読本

「ISOマネジメントシステム入門読本」(小冊子)無料進呈!

に関して、簡単に第4章の紹介をさせていただいています。
第4章「標準化・仕組み化」の紹介です。

■□■ 標準化とは ■□■

私たちは日常生活において様々な場面でこの標準化の恩恵を
受けています。例えば電車通勤の方であれば駅で改札口を
通りますね。その際、昔は定期券を駅員さんに見せていましたが、
今はかざす方がほとんどでしょう。
ICカード乗車券(交通系電子マネー)です。

このICカード乗車券にはいくつもの種類があることはご存知ですか。
発行当初は関東のICカード乗車券では関西の電車に乗ることが
できなかったのですが、2013年に全国のICカード乗車券の
相互利用が開始され、出張に行った時などでも都度切符を買う
必要がなくなり本当に便利になりました。
これは情報のやり取りの方式が統一されている(標準化されている)
からこそできる技なのです。

標準化とは、仕事の効率性向上のために皆にとって共通の標準
(ものさし、ルールなど)を定めることです。

■□■ 日本規格協会 ■□■

日本において標準化を推進している団体のひとつに、
一般財団法人日本規格協会というところがあります。その団体の
ホームページでは標準化について以下の説明を掲載しています。

『自由に放置すれば、多様化、複雑化、無秩序化してしまう
ような「もの」や「事柄」を少数化、単純化、秩序化すること。』
標準化の役割(メリット)には主に次のものがあります。

・互換性の確保
・品質の確保
・生産効率の向上
・相互理解の促進
・技術普及
・安心、安全の確保
・環境保護

更に近年、これらを応用した形で、社会的な課題の解決、
新産業・新市場の創造、企業の経営戦略ツールなどとしての
標準化の役割も注目されつつあります。

■□■ 仕組み化とは ■□■

組織は誰か一人だけいればよい、というものではありません。
大勢の人が力を合わせて仕事を成し遂げることでお客様の評価に
つながっていきます。そのために組織運営や業務の進め方を決め、
守ることが重要です。始業、終業時刻を決め、皆が守ることも
大事な仕組み化です。

あなたがある仕事に初めてついたときに、それまでにその部署で
出来上がっていた仕事の進め方を無視して、自分勝手な仕事の
進め方をすれば、たとえ結果は問題なくても上司からはお目玉を
食らいます。結果は問題ないのだから良いではないか、と思うかも
しれませんがそれはたまたまの結果です。

過去の経験に基づいて、仕事の仕組み化がなされているのであれば、
あとから来た方はその仕組み化された手順で仕事を行うことが礼儀です。
もう少し強く言えば義務と言ってもよいでしょう。
標準化と仕組み化。とても似ている内容ですが、どちらもすべての
会社にとって必要不可欠な概念です。仕組み化も標準化の一つであり、
標準化のほうがより広い概念であることも含めて両者への理解を
深めましょう。

平林良人の『つなげるツボ』Vol.250

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先週に引き続き、
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これならわかる!ISOマネジメントシステム入門読本

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に関して簡単に各章の紹介をさせていただきます。
今週は第3章「PDCAを回す」となっています。

■□■ PDCAとは ■□■

会社は複数の人の集まり、つまり共同体です。そして会社にとって
大事なことは何よりも存続することです。会社の存続のためには
お客様に評価され、購入される製品、サービスの提供を続けなければ
なりません。

何をどのように作り販売(提供)していくかという計画を立て実践する、
ということの繰り返しが会社運営の基本です。
そのことを表すPDCAという用語と、その考え方は大変重要です。

PDCAとは4つの英語の言葉の頭文字をとったものです。
その4つの英語は何かと言えば、

・Plan
・Do
・Check
・Act

の4語です。

日本語で言えば、

・計画する、立案する
・実践する、実行する
・確認する、評価する
・処置する、改善する

ということになります。

■□■ PDCAサイクル ■□■

大事なことは、P、D、C、Aそれぞれがつながって一つのサイクルを
形成することです。PDCAサイクルという言い方をします。
サイクルという言葉自体、あまり聞きなれないかもしれませんね。
ライフサイクルとか核燃料サイクルという使い方をするのですが、
いずれにせよ、一つの輪をイメージするとよいでしょう。

上司から指示された仕事に一生懸命に取り組んで、期待された成果を
あげることはとても大事なことです。まずは上司に認められる仕事を
することが入社後の当面の目標になりますが、その際に、一つ注意
すべきことは、「木を見て森を見ず」ということにならないように
することです。

それと同じことがPDCAサイクル全体をしっかり見ることが大事、
ということにつながります。PDCAサイクル全体が理解できていると
やはり仕事の取り組み方、そして成果の出し方に違いが出て来ます。
PDCAサイクルは、A(Act)で終わりではなく、Aが次のPへと
つながっていくことによって、継続性(継続的改善)が生み出されます。

「PDCAを回す」という言い方もされます。周りの人との協調、連携を
意識することもPDCAサイクルを回す上で大事です。
節度をもって会社の同僚、先輩とのお付き合いをすることが期待されて
いるわけです。自分なりのやり方で周りの方と良い関係を構築していってください。
なお、経営管理のやり方は何もPDCAサイクルだけではありません。
あなたの会社ではPDCAサイクルを意識しているのか、それ以外の
手法を用いているのか、上司に聞いてみるのもよいですね。

平林良人の『つなげるツボ』Vol.249

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■□■ 平林良人の『つなげるツボ』Vol.249 ■□■    
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先週に引き続き、
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に関して簡単に各章の紹介をさせていただきます。
今週は第2章「会社とは何か」です。

■□■ 社会の公器 ■□■

会社は利益を上げるために存在している、と言えるのですが、
会社の目的がお金だけになってしまうと、必ずと言ってよいほど
おかしな方向に進んでいってしまいます。

企業の不祥事として時々報道されるのは聞いたことがあるでしょう。
贈収賄事件などはいつの時代も世間を騒がせます。そのような中で、
私たちが常に意識するべきことは、企業活動は利益の追求のためだけに
あるわけではないという点です。

ただ、会社の存続のために、利益によって将来の会社の事業を作り
出していかなければなりません。利益を出して国に税金を納める
ことも大事なことです。税金が集まらなければ国家基盤の維持も
困難になってしまいます。

このことを理解すれば自分たちが会社という枠組みを通じて
何をしていけばよいかが見えてきませんか。
社会の公器という概念があることを覚えてください。

■□■ 三つの役割 ■□■

学校から社会人になりたての人にとって会社生活の中で担う
三つの役割とは何でしょうか。それは、

1. 部下としての役割
2. 後輩としての役割
3. 若手としての役割

です。

部下としての役割
会社では直属の上司がいます。普段の仕事の指示命令は
その上司から出され、仕事の報告、連絡、相談(通称、ホウ
・レン・ソウと言います。この言葉も覚えておきましょう!)
もその上司に対して行います。つまり社会人になりたての頃は、
社内で意識すべき人はこの上司だけ、と言ってもよい状況が
生まれます。

2. 後輩としての役割
職場には先輩がいます。先輩のだれかに教えてもらうことが
できればとても助かります。その代わりその先輩から
「コーヒー買ってきてくれないかな」と言われたら「はいっ、
行ってきます」という関係を築いておくと仕事面でもプラスに
なるものです。先輩が新入社員だった頃の苦労話などを聞かせて
もらえるようになれば、それが貴重な情報源のもなったりします。

3. 若手としての役割
部下として、そして後輩としての役割はあくまで主従の関係で
言うと「従」の方でした。ですが新入社員であっても「主」の方に
回るケースがあっても良いのです。
たとえば、「君は学生時代に相当テニスをやっていたようだから
当支店の活性化のためにアフター5に女性陣にテニスの手ほどきを
『仕事と思って』やって欲しい・・・」というようなケースです。
組織の一体感を醸成するためにテニス教室は終わった後の飲み会も
含めて、職場の風通し向上には貢献できます。

■□■ 経営の目的と目標 ■□■

経営者のみならず全社員は、会社の将来を考えることがとても
大事です。それは企業存立の目的とつながります。世の中に
どのような価値を提供していくのか、何を成し遂げようとする会社か、
ということが世の中に明確に伝わる会社ほど、高く評価され結果として
売り上げ伸ばし成長していきます。

その会社の大きなそして遠大な目的を、新入社員であってもあなたが
理解することは、社会人としての大事な第一歩です。目的を理解したら
それを達成するための目標も理解しましょう。

会社には事業計画(目標)があり、部門実施計画(目標)、課実施計画(目標)、
係実施計画(目標)とつながっています。
新人といえども個人の実施計画(目標)もあるでしょう。