平林良人の『つなげるツボ』Vol.283

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■□■ 平林良人の『つなげるツボ』Vol.283 ■□■
― つなげるツボ動画版はじめました ―
*** 図書の整理-内部診断と内部監査26 ***
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前回から小骨の診断についてお話しを始めました。小骨とは日常
の仕事である身近なプロセスを意味しています。最初は整理整頓
についてです。我々は小学校のころから整理整頓をするようにと
繰り返し言われてきましたが、なかなか身につかないようです。
組織内部には多くの整理整頓すべきものがありますが、それらが
期待されたとおりになっているかを内部で診断することについて
述べてみたいと思います。

■□■ 整理整頓-図書 ■□■
整理整頓すべきものには、頭の中、仕事、文書、記録、図書など
その対象は多岐にわたります。
頭の中はともかくとして、身の周りにある多くの物は整理整頓さ
れているのと、いないとでは仕事の効率が大きく変わります。
整理とは、まず必要であるものとそうでないものを区分すること
です。整頓は必要でないとされたものを捨てることです。
今回は整理整頓する対象を「図書」にして、それをどのように診
断するかを述べてみたいと思います。

■□■診断1 どこに保管されているか ■□■
図書を保管する部門の数は組織の規模により異なります。小規模
の組織ですと、会社の中に一か所、図書の保管場所があるのが普
通です。大きな組織になると、部門ごとに図書の保管場所がある
でしょう。図書の保管方法もオープンな棚、本棚、書架など色々
あると思います。

しかし、現実は随分異なるのではないでしょうか?図書は一か所
にまとめて保管されていないことが多くあります。個人、グルー
プなどに分散して保管されているケースが多いかもしれません。
一か所に保管されていても、ある使用者が持ち出してそのまま個
人保管にしているなど多く見られることです。そうなると、散逸
する危険性が多く必要な図書が必要な時に利用できません。
診断のポイント1は、図書の保管場所です。

■□■診断2 どんな図書が保管されているか ■□■
どんな図書が保管されているでしょうか。診断のポイント2は、
保管されている図書の内容の確認です。
次のような図書が保管されている可能性があります。
 ・個人の図書
 ・取引先からの贈呈図書(取引先の歴史・沿革など)
 ・カタログ
 ・展示会パンフ
 ・広告宣伝資料など
ただでさえ狭い保管スペースを有効に活用するには、使用目的に
合った図書の保管に絞ることが大切です。

■□■診断3 図書の使用目的は ■□■
では保管されている図書の使用目的は何でしょうか。使用目的別
に保管図書を区分することは図書の探し出しを効果的にします。
できれば図書棚にインデックスを付けておくと良いと思います。
図書の使用目的は一般に次の区分によって決まってきます。
 ・部門別
  -営業
  -設計
  -技術
  -調達
  -製造
 ・機能用
  -法規
  -品質
  -環境
  -安全
  -人事
  -福祉
  -CSR

■□■診断4 図書の保管方法は ■□■
診断のポイント4は保管方法についてです。

一般的に、図書を保管する場所及び方法には以下の例が考えられ
ます。
 1.決まった一か所に集中させて保管(診断1参照)
 2.数か所に分けて保管(同上)
 3.特別な例として、外部場所に保管

いずれの場所、方法を選択するにしても、診断で重要となるのは、
「保管管理」と「保管図書の把握」です。
保管図書基準を定め、基準に則って保管すると決めた図書の目録
を作成しておくと、たとえ保管場所が分散していても、図書が
「どこに、何が」保管されているか把握し、利用することができ
ます。