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■□■ 平林良人の『つなげるツボ』 Vol.29 ■□■

■□■ 平林良人の『つなげるツボ』 Vol.29 ■□■

    *** f)規模及び組織構造 ***

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テクノファ代表取締役の平林です。

今回は「f)規模及び組織構造」についてお話をしたいと思いま
す。

今回も宜しくお願いいたします。

■□■ 新幹線の中は情報でいっぱい ■□■

東京から大阪に新幹線で出張しました。飛び乗りでしたので
自由席の3人掛けに座りました。

横の席には30歳くらいの女性2人が座っています。なにやら
甲高い声でおしゃべりをしています。品川から乗ったのですが、
既に満席に近く、イヤだとは思いましたがそこに座りました。

案の定、品川からずーっと、おしゃべりのしぱっなしです。
こちらはパソコンでメールを見ているのですが、集中できません。

席を替わろうと思いましたが、どこも空いていないので、名古屋
までお付き合いするしかないと思っていました。

■□■ 上司は段々よくなるのがいい ■□■

聞こうと思っているわけではありませんが、隣ですし、大きな声で
話しているので自然と聞こえて来ます。

そのうちに「プロセス」という言葉が耳に入ってきました。

「△△ちゃん、結果だけ追ってもだめよ。ちゃんとプロセスを
押さえておかないと。入社そうそう○○さんから言われたんだ
から。」と先輩格の女性の声。

「いいなー、○○さんが上司だったら。××さんなんか最低
なんだから・・・」と後輩らしき女性が応答しています。

「そう、○○さんに付いてよかったと思っているよ。○○さんは
細かなことをいわないのよね。結果だけ示して後は君が自分で
考えてやれって感じで・・・。」

「最初の上司って大切だよね。部下は上司によって育てられるって
いうけど、本当だよね。」

「どうしても上司を比較しない?」
「するする。」
「私は最初の上司が後から考えると最高で、それが普通と思っちゃった
から、その後は結構不幸せ・・・今から思うと段々ダメになっちゃって」
「段々良くなっていけば幸せだったのにね・・・」

■□■ プロセスは次に使える ■□■

「さっきのプロセスって良くわかんない」「だから、結果だけ
ではなく経過も重要だということを教えてくれたわけ・・・」

「経過が大切だってわかるけど、やはり結果が出ないと評価
されないじゃん」
「勿論、そうよ。だけど○○さんが教えてくれたのは、次も
よくするってことなのよ。」

「あっ分かった、経過をとっておけば反省できるってことね。」
「そうそう、プロセスを押さえておけば次にはもっと良くする
ことができるようになる・・のよ。」

「だけど、そんなことをよく○○さん新人に教えてくれたね。」
「新人にそんなことを教えてくれる会社ってそんなにはないと
思うけど、うちは結構小規模だし、フラットな構造だから上と
下が緊密に繋がっているのよ。」

成る程!、プロセスは次に使えるか、いいことを言うなぁと
思わず隣で相槌を打っていました。

■□■ 組織がフラット ■□■

思ったとおり2人連れは名古屋で降りていきました。小奇麗な
今時のファッションで身を包んで、キャリー付きのバックを
引っ張っている姿を見送って、なんとなく嬉しくなりました。

新幹線の車中でこんな話を聞けるとは思ってもいませんでしたが、
組織がフラットということ、もしかすると扱っている製品
(もしかするとサービスか?)が経過を重要視する或いは大切に
せざるを得ない会社なのか、又はそのようなことを重要視する
風土/文化の会社なのか、いづれにしても若い女性社員に
こんな会話をさせるような会社があるのだ、なかなかのものだと
感心してしまいました。

■□■ 規模及び組織構造によって影響を受ける ■□■

ISO9001:2008規格の序文には、組織のQMSの設計は【f)規模及び
組織構造】によって影響を受けるとあります。

会社の組織がフラットなのか重層なのか、1拠点か多拠点か、
工場があるのか事務所だけなのか等、組織のあり方によってQMSの
構築はいろいろな工夫があってしかるべきです。

自分達の組織の構造、規模などは理解していても、その中にいる
人と人の関係、関与の仕方、上司と部下の関係などは組織によって
千差万別です。

それらを一口で風土/文化などと表現しますが、風土/文化は
会社の生い立ち、歴史、トップの考え方等からつくられるもので、
組織の中にいる人にしかみえない部分です。

QMSはこのような組織に固有な風土/文化の部分までを取り込んで
初めて効果が出てくるものです。

神は細部に宿るといいますが、QMSも「効果は細部に宿る」と
思います。人と人が繋がってシステムは成果を出しますが、人のみ
ならずプロセス、手順などが繋がらなければマネジメントシステムは
機能しませんし、効果もでません。

■□■ ISO9001:2008規格序文0.1一般 ■□■

もう一度、序文の次の部分をかみ締めてみましょう。

「組織における品質マネジメントシステムの設計及び実施は,
次の事項によって影響を受ける。
a)組織環境,組織環境の変化,及び組織環境に関連するリスク
b)多様なニーズ
c)固有の目標
d)提供する製品
e)用いるプロセス
f)規模及び組織構造」

■□■ 平林良人の『つなげるツボ』 Vol.28  ■□■

■□■ 平林良人の『つなげるツボ』 Vol.28  ■□■

*** プロセス ***

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テクノファ代表取締役の平林です。

今回は「マネジメントシステムには良い設計が必要」として
「プロセス」についてお話をしたいと思います。

この前シンガポールとマレーシアに行ってきました。今までにも
何回か訪問しているのですが、両国の発展振り、特にシンガポールの
変貌にはびっくりします。

■□■ 巨大なカジノを建設中 ■□■

マーライオンで有名なシンガポール湾の中(入口)、高さ100メートル
くらいの所に何やら高速道路のような建造物が見えます。

どこへ延びる道かと思いましたら、それは空中に横長に伸びる
建物でした。それは、高速道路建造中と見間違うほどのT字形の
ビルディングで、橋脚に見えたのはビルの一部でした。

ホテルを兼ねたこの巨大なカジノはこの春オープンしたそうです。
国土が極端に狭く観光立国を目指す国にあってこその情景といえます。

■□■ シンガポール建国 ■□■

シンガポールは、約50年前、第二次世界大戦後のイギリス植民地
から独立したマレーシアと一緒の国(マレー連邦)でした。

因みに第二次世界大戦では日本はシンガポールを占領し、昭和の
南の島という意味で「昭南島」と名前をつけて統治しました。
(マレーの虎の異名をもつ山下奉文大将が有名)

マレー連邦から独立したシンガポールは、リー・クワンユー率いる
一党独裁の体制で長い間シンガポールを統治します。
国家としての目標を世界の自由貿易港、金融拠点に置き、明確な
リーダーシップと着実なステップによって近代アジアの模範と
いえる国家を実現させました。

一党独裁への批判はありますが、目標にまっしぐらに進むシン
ガポールのマネジメントのプロセスには参考になるものがある
と思います。

■□■ プロセスによって影響を受ける ■□■

ISO9001:2008「序文0.1一般」には品質マネジメントシステムの
設計に影響を与えるものとして【e)用いるプロセス】がでてきます。

組織の製品が独自なものであるように、組織のプロセスも当然
独自のものになっているでしょう。

ISO9001:2008規格の4.1一般には次の要求があります。
【組織は,次の事項を実施しなければならない。
a)品質マネジメントシステムに必要なプロセス及びそれらの
組織への適用を明確にする(1.2参照)。
b)これらのプロセスの順序及び相互関係を明確にする。
c)これらのプロセスの運用及び管理のいずれもが効果的である
ことを確実にするために必要な判断基準及び方法を明確にする。
d)これらのプロセスの運用及び監視を支援するために必要な
資源及び情報を利用できることを確実にする。
e)これらのプロセスを監視し,適用可能な場合には測定し,
分析する。
f)これらのプロセスについて,計画どおりの結果を得るため,
かつ,継続的改善を達成するために必要な処置をとる。
組織は,これらのプロセスを,この規格の要求事項に従って
運営管理しなければならない。(一部省略)】

■□■ 必要なプロセスとは ■□■

ここで重要なのはa)の「必要なプロセス」という要求です。
シンガポールのリー・クワンユー首相は国家建設に必要なプロセスを
どのように描いたのでしょうか。

組織の責任者は、国家建設ほどの大事ではなくても組織目標を
達成するためにどんなことを行わなければならないか(必要な
プロセス)の計画、実行を当然のことながら行わなければなり
ません。

ISO9001:2008規格では「組織の品質マネジメントシステムに
必要なプロセス」を要求していますので、組織経営全般より焦点は
絞れるはずです。

■□■ プロセスは組織に存在している ■□■

プロセスは組織で行われる活動を意味しています。かつてのTQC
(Total Quality Control:日本式品質管理の代名詞)では
「工程」と言っていました。

TQCでは「工程設計」、「工程レイアウト」、「QC工程表」など
プロセスに替わる用語「工程」を多く使用してきました。

ただ、当時の対象は変化のない無機質な「もの」でした(多くは
物作りの工場で使用された)が、近年、プロセスは多くが変化
する有機的な「ひと」を対象にするようになってきています。

これらの品質マネジメントシステムに必要なプロセスは、組織に
現在確実に存在しています。

どこに、どのようなプロセスが存在しているかは組織の人のみが
知っていることです。

プロセスには階層、レベルがありますが、一度組織のプロセスの
実態調査をし、さらに整理してみると思わぬ改善のネタが
見つかります。