平林良人の『つなげるツボ』Vol.302

—————————————————————
■□■ 平林良人の『つなげるツボ』Vol.302 ■□■
― つなげるツボ動画版はじめました ―
*** ナラティブ内部監査6 ***
—————————————————————
内部監査の対象範囲は事業活動全体をカバーすることが望ましい
のですが、何を監査基準にして内部監査を行うのかについて前回
お話をしました。ナラティブ内部監査における監査基準は社内規
定であると申しました。組織には「定款」を最上位に取締役規定、
分課分掌規定、部門規定、手順書、チェックリストなどの多くの
社内規定が存在します。
基本的にはこれらの社内規定を基準に内部監査を行うのですが、
それでは何百も何千もある社内規定を読まなければならず、読む
うちに社内規定が最新化されていない、規定間に不整合があるな
どの課題にぶつかり、内部監査の推進の障害になってしまいます。

■□■ 監査基準は社内規定 ■□■ 
ナラティブ内部監査では、監査基準として「事業マニュアル」の
存在を前提としています。事業マニュアルとは何百も何千もある
社内規定の総集編であり、顧客及び利害関係者からの期待とニー
ズに対応する活動の骨子を20,30ページくらいにまとめたもの
を言います。
この事業マニュアルを作成する際に多くの企業が直面する課題は、
「何百も何千もある社内規定」の読み込みとその結果判明する
(上述した)社内規定の時代遅れ、不整合などですが、この問題
はここではあまり触れず事業マニュアルの目次構成などについて
話を進めたいと思います。

ただ、一言申し上げるならば現在の「何百も何千もある社内規定」
は、必ず整理をしなければならないということです。必要な文書
を見たいと思って検索しても直ぐに出てこないという問題を多く
の組織が抱えていますが、この問題は文書登録のまずさ、最新化
しない文書管理、社内サーバーの登録構造、フォルダー、ファイ
ル、タグ名などいろいろな問題に関連していますが、これらにつ
いては別途お話ししたいと思います。

■□■ XXXマネジメントシステムマニュアル ■□■
ISOマネジメントシステムを採用している組織では、2012年の
共通テキストが出るまでは、分野ごとXXXマネジメントシステム
マニュアルを作成していたと思います。
しかし、2012年の共通テキストではXXXマネジメントシステム
マニュアルを作成するという要求事項が無くなりました。

2012年の共通テキスト制定において、従来あった要求事項で無く
なったものが2つあります。ひとつは「管理責任者の任命」であ
り、もう一つがこのXXXマニュアルの作成」です。
この2つの要求事項が無くなった理由は、長年の間、ISOユ-ザ
において2つの要求事項がISOの意図するような活用にならなか
った、それが一つの要因として組織のXXXパフォーマンスが向上
しないという問題があったからです。

■□■ システムからマネジメントシステムへ ■□■
話はISO9001規格の2000年改訂に戻ります。ISOは原則5年に
一度規格を見直しして最新のものに改訂するというルールを持っ
ています。厳密に5年に一回改訂されるわけではありませんが、
2000年の前の規格は1994年に改訂されています。ISO9001:1994
規格のタイトルは次のようなものです.
<ISO 9001:1994>
Quality Systems ― Model for Quality Assurance in Design,
Development, Production, Installation and Servicing

ところが2000年版になると規格のタイトルは次のようになりま
した。
<ISO 9001:2000>
Quality management systems - Requirements

この変更が後日(20年後の今日)思わぬ課題を突き付けることに
なりました。

■□■ 飯塚国内委員長の疑問 ■□■
2000年当時私は日本規格協会からISO9001 / TC176の日本代表
エキスパートとして国際会議に派遣されていました。なぜか「日
本代表」という俗称が用いられていました。日本代表とはすばら
しく地位の高いイメージですが、実際は「日本代表団」が正しく、
5,6名が若干のメンバー交代をしながら毎年国際会議でISO9001
規格について議論をしていました。私は10年間担当させていただ
きましたが、そのときの日本代表団の団長が飯塚先生でした。

今でも覚えていますが、国際会議が終わると必ず国内委員会が開
催されます。日本代表エキスパート?に加えて産業界からのメン
バーが参加して、総勢20,30名の会議が年数回行われました。
現在でも基本的には同様な構造が保たれていると思いますが、そ
の国内委員会で飯塚先生が「本当に品質保証を品質マネジメント
システムに変えてよいのか」と疑問を呈し、今後の参考にしたい
ということで2つのどちらを選ぶのか挙手を求めました。

20年後の今でこそ飯塚先生の疑問は理解できるのですが、当時の
私は品質保証よりも品質マネジメントシステムのほうが組織に浸
透すると考え、後者に手を上げました。30名くらいの8割がたが
後者であったと記憶しています。
この品質保証から品質マネジメントシステムに規格の名称及び内
容が変わったことで、環境、安全衛生、情報セキュリティなどす
べての分野の規格も同様な名称、内容になりました。
その結果、多くのマネジメントシステムが溢れることになったの
です。このことがどのような課題を組織に突き付けたかは次号で
お話しします。