平林良人の『つなげるツボ』Vol.184

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■□■ 平林良人の『つなげるツボ』Vol.184 ■□■    
*** 品質不祥事に思う ― 文書化8 ***
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昨今の品質不祥事関して、規定文書の在り方に要因の一つがあるのでは
ないかとの視点から、NO.1~9について述べてきましたが、今回は
NO.10~13について述べてみたいと思います。

■□■ 文書に関するNO.10~13の問題意識 ■□■

本メルマガのvol.179で掲げた文書管理に関する項目のNo.10~13は
次のようなものでした。

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NO.10
項目:文書の変更の識別の明確化の確認
問題意識:文書の変更の識別が台帳などで明確になっているか
対応:文書の変更の識別はどのような方法で実施していますか
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NO.11
項目:必要な文書の利用可能性の確認
問題意識:旧版の文書使用時に問題が発生しないか
対応:業務で旧版の文書が必要となる場合は、どのようにして
   その文書を使用することができますか
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NO.12
項目:文書の理解の容易性の確認
問題意識:文書の内容について要員が理解しやすいか
対応:要員が文書を理解する上で文書の内容について
   どのような工夫を行っていますか
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NO.13
項目:文書識別の容易性の確認
問題意識:文書の種類が区分されているか
対応:文書の種類はどのようにして区別していますか
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■□■ 10.文書の変更の識別の明確化の確認 ■□■

文書を改訂、変更した時に、組織の関係者にどのように周知するかは
仕組みとして明確にしておくことが大切です。周知する内容は、

1.文書名
2.発行部署名
3.変更内容
4.変更の目的、理由、背景
5.変更日時

などです。

文書がPCネットワークで管理されている組織が多くなっていると思いますが、
社内ネットで変更周知するには工夫が必要です。

該当文書の配布先の確認を行い、配布先の最新部門を確認してから変更実施の
お知らせを発信します。変更に関して事前に内容について協議をすることが多く
ありますので、事前検討に参加していた部門へのお知らせはについて心配あり
ませんが、参加していない部門へのお知らせについてはネット発信だけでは
周知されないことが心配されます。

ネット発信の最後に受領確認の返事を貰う工夫をすること、もし返事が無ければ
こと個別に確認を行うことが必要です。

■□■ 11. 必要な文書の利用可能性の確認 ■□■

PCネットワークで文書管理がされていることを前提にお話しします。
必要な文書が必要な時に使用できることは日常の業務に必要不可欠な要件です。
ISO 9001:2015 も箇条7.5.3.1において、
「a) 文書化した情報が,必要なときに,必要なところで,入手可能かつ利用に
適した状態である」と要求しています。

現在有効な文書は当然のことですが、組織では時々過去の文書を必要とすることが
起きます。
記録及び廃止された規定文書も必要となることがあります。

どこまで遡って廃止文書を観ることができるのかは組織が事情により個別に決める
ことですが、遡る期間は規定された内容に依るでしょう。

■□■ 12. 文書の理解の容易性の確認 ■□■

読む人の立場に立って作成された文書は活用され易いのですが、読みづらい文書、
内容が理解しがたい文書は、敬遠され活用されなくなります。

1.目的が書かれている。
2.主語が明確になってる。
3.5W1Hが書かれている。
4.平易な言葉を使用している。
5.表、チャート、図などが使われている。

などに心がけて文書を作成するとよいと思います。

■□■ 13. 文書識別の容易性の確認 ■□■

文書が何時、何の目的で、誰が作成したのか、誰が活用しなければならないのか、
何時改訂されたかなどを識別できるようになっていることが必要です。

ISO9001:2015箇条7.5.2には次の要求があります。

「文書化した情報を作成及び更新する際,組織は,次の事項を確実にしなければならない。
a) 適切な識別及び記述(例えば,タイトル,日付,作成者,参照番号)
b) 適切な形式(例えば,言語,ソフトウェアの版,図表)及び媒体(例えば,紙,電子媒体)
c) 適切性及び妥当性に関する,適切なレビュー及び承認」