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キーワード「不揮発化された情報」 | 平林良人の『つなげるツボ』

■□■　平林良人の『つなげるツボ』Vol.62　　■□■

＊＊＊　キーワード「不揮発化された情報」　＊＊＊

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■□■　文書化された情報　■□■

　SL附属書キーワード、すなわち次期ISO9001規格のキーワードの
1番目は「文書化された情報：documented　information」です。

　私は「文書化された情報」とは「不揮発化された情報」であると
考えています。マネジメントシステムは「今の良い状態をこれから
も継続して良い状態にしておく仕掛け」です。

　継続していくためには各種情報が消えてしまってはだめです。
すなわち揮発性（volatile）ではだめなのです。不揮発性
（Non-volatile）にする工夫が「文書化された情報」には求めら
れます。

ここはマネジメントシステムの肝になるところです。

■□■　不揮発化する工夫　■□■

　情報が消えないようにする工夫は、紙に書いておく、絵にしてお
く、壁に表示しておく、床にテープ貼りしておく、電子情報にして
おく、看板にしておく、写真にしておく、ビデオにしておく、チャ
ートにしておく、表にしておく、模型にしておくなどいろいろな方
法が考えられます。

　「文書」と言われるとどうしても紙に書かれたそれなりに作文さ
れた文章を思ってしまいますが、この思い込みは無くさなければな
りません。

■□■　documentという英語　■□■

　documentという英語は日本では単純に「文書」と訳していますが、
元来の意味、語源的には「記録にしておく、すなわち消えないよう
にしておく」という意味です。

　documentary　filmという英語があります。日本でも「記録映画」
と訳されています。

　ISO9001が日本に導入されてから、しばらくの間、文書と記録はど
う違うかという議論がありましたが、大きくいえば同じようなもの、
ただ管理の仕方が違うということでしょうか。

■□■　「不揮発化された情報」にも維持管理が必要　■□■

　大きな病院へ行くと必ず床に何種類もの色の付いたテープが張っ
てあり（最近はペイントか？）自分の行先を案内してくれます。駅
にも最近は黄色のタイルが盲人の方に進路を教えています。
　
　なによりも毎日利用している道路には白色のペイントが描かれて
おり、各種の指示、規制を無言のうちに歩行者、運転者に示してい
ます。これらの「情報」は日常生活に必須なものになっています。
これらはすべて附属書SLがいう「文書化された情報」に該当するも
のです。

　可視化されたこのような情報は、簡潔で便利で使いやすいものです。
しかし、メンテナンスは必ずしなければなりません。道路でも時々白
線を引きなおしています。病院でも、空港でも、駅でも一度描いた「
情報」はだんだん消えていきますから最新化しないと期待された機能
を果たすことができなくなります。

■□■　附属書SLの規定　■□■

　附属書SLには文書化に関する規定が多くあります。なぜこんなにも
多くの規定をしているかというと、マネジメントシステムの肝だから
です。

　標準化されたものを消えないようにし、全員がそれを守ることがマ
ネジメントシステムを維持する唯一といってもいい方法だからです。

7.5.1　一般には、「XXXマネジメントシステムの有効性のために必要
　　　であると組織が決定した，文書化された情報」をマネジメント
　　　システムに含むことが要求されています。
　
7.5.2　作成及び更新には、次の事が要求されています。

　－適切な識別及び記述(例えば、タイトル、日付、作成者、参照
　　番号)

　－適切な形式(例えば、言語、ソフトウエアの版、図表)及び媒体
　　(例えば、紙、電子媒体)

　－適切性及び妥当性に関する、適切なレビュー及び承認

7.5.3　文書化された情報の管理には、次の事が要求されています。

　－文書化された情報が、必要なときに、必要なところで、入手可
　　能かつ利用に適した状態である。

　－文書化された情報が十分に保護されている(例えば、機密性の喪
　　失、不適切な使用及び完全性の喪失からの保護)

　－配布、アクセス、検索及び利用。

　－読み易さが保たれることを含む、保管及び保存。

　－変更の管理(例えば、版の管理)

　－保持及び廃棄

■□■　「不揮発化された情報」と読み替えてみる　■□■

　「文書化された情報」を「不揮発化された情報」と読み替えてみる
と異なった世界がみえてきます。道路に引かれた白線を思い出しなが
ら読んでみましょう。

例えば：
・「XXXマネジメントシステムの有効性のために必要であると組織が
　 決定した，不揮発化された情報」をマネジメントシステムに含まな
　 ければならない。

・不揮発化された情報を作成及び更新する際、組織は、次の事項を確
　 実にしなければならない。

・不揮発化された情報が、必要なときに、必要なところで、入手可能
　 かつ利用に適した状態である。

・不揮発化された情報が十分に保護されている(例えば、機密性の喪失、
　 不適切な使用及び完全性の喪失からの保護)　

などとなります。

次期ISO9001規格キーワード | 平林良人の『つなげるツボ』

■□■　平林良人の『つなげるツボ』Vol.61　　■□■

＊＊＊　次期ISO9001規格キーワード　＊＊＊

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■□■　ブラジル会合で草案作り　■□■

　2012年度もあっという間に過ぎ、今月から2013年度となりますが、
時間が経つのは早いものです。

　次期ISO9001規格は草案作りの真っただ中に居ります。先月ブラジ
ルの第三の都市ベロオリゾンテでCD（Committee Draft）の会議が行
われました。

　Belo Horizonteは、ブラジル南東部、標高約 800 メートルの高原
に建設された計画都市で近郊を含む都市的地域の人口では486万人で
あり、サンパウロ、リオデジャネイロに次ぐ同国第3位の都市です。

　この会議において2015年発行が予定されている次期ISO9001規格の
審議が行われ、夏ごろにはCD（委員会原案）が出される見込みとなり
ました。

■□■　附属書SLへの見直し　■□■

　昨年5月に附属書SLが発行された折、来年（2013年すなわち今年）
2月にはその附属書SLの取り扱いをＴＭＢが見直しをする旨の発表が
されていました。

　しかし、4月現在その内容の結果は把握できていません。今までに
附属書SLを使用して作成された規格には次の３つがあります。

■１．ISO22301 BCMS　事業継続マネジメントシステム規格
Business　Continuity Management Systems

・昨年2012年5月15日に発行され、現在JIS化の準備が行われている要
　求事項を含んだ規格である。

・緊急事態に際し組織が事業を継続していくためのマネジメントシス
　テムについて規定している。

・スコープは、 組織のリスクを管理する中でBCMSを計画、構築、実施、
運用、監視、レビュー、維持、改善するための要求事項を規定してい
るすべての組織である。

・基準に基づく画一的なシステム，体制を求めるものではない。

・組織の緊急事態（発生時含む）に対する準備及び継続的可能性に関す
る顧客，法的又は法令ニーズを満たす組織の能力を，組織の内部・外
部機関（第3者認証機関含む）が評価することにも利用可能な規格であ
る（第三者審査登録用の規格）

■２．ISO20121　持続的イベントマネジメントシステム規格
Event Sustainability Management Systems

・昨年2012年6月に国際規格として成立した持続可能性を考慮したイベン
トマネジメントシステム規格である。

・イギリス国家規格のBS 8901を基にISOが規格を開発し、ロンドンオリン
ピックで適用された。

・“環境”、“社会”、“経済”の3本柱をベースに、社会に受け入れら
れ，将来にわたりイベントの継続的な実施を目指している。

・適用対象は，あらゆる種類及び規模の“組織”、“イベント”、“イ
ベントの計画”が該当する。

・サプライチェーン全体にわたって本規格が考慮されていることが重視
されている。

・持続可能性に関するパフォーマンス基準は設定していない。

・ブラジルのFIFAワールドカップ、リオデジャネイロオリンピックでも
適用することが表明されている。

・現在、本規格の審査員の力量に関する標準化の新規提案が出されてい
る（ISO/IEC1721-4）。

■３．ISO39001　道路交通安全マネジメントシステム規格
Road-traffic Safety management systems

・昨年2012年10月1日に発行され国際規格である。

・ISO39001は、道路における交通事故死亡者、重傷者の根絶を究極の目
標として作成された。

・組織が取り組むべき基本的要求事項を定めた国際規格であり、道路運
送事業者のみならず道路を利用する幅広い組織に対して、マネジメン
トシステム（管理体制）の構築、実施、改善を求めている。

・第三者審査登録用の規格である。
・RTS（Road-traffic Safety）パフォーマンスファクターを特定し、目
的・目標設定時の考慮事項とすることを要求している。

■□■　附属書SLのキーワード　■□■

　これらの他にも、ISO27001情報セキュリティマネジメントシステム規格
は附属書SLを使用して改定作業が進められており、今年中には新しい規格
が誕生する予定です。

　2015年完成を目指しているISO9001、ISO14001規格も、このメルマガで
たびたび言及しているように、「附属書SL」を使用して改定作業が進めら
れています。

　そこで、この附属書SLに登場する「キーワード」を探してみたところ、
平林が思うキーワードには、次のような21個のワード／フレーズがピック
アップされました。

　・マネジメントシステム　
　・組織の目的
　・意図した成果
　・外部、内部の課題
　・利害関係者
　・利害関係者の要求事項
　・文書化された情報
　・必要なプロセス
　・相互作用
　・リーダーシップ
　・XXX方針とXXX目標
　・戦略的な方向性
　・事業プロセス
　・XXXマネジメントシステム要求事項の統合
　・XXXマネジメントシステムの有効性
　・リスク及び機会
　・XXXマネジメントシステムプロセスへの統合
　・XXXパフォーマンス
　・プロセスに関する基準
　・プロセスの管理
　・XXXパフォーマンスとXXXマネジメントシステムの有効性

　このほかにもキーワードと見なせるものがあると思いますが、次回以降、
説明の途中でも必要であれば追加していきたいと思います。

号外 無料ご招待のお知らせ | 平林良人の『つなげるツボ』

■□■　平林良人の『つなげるツボ』Vol.60　■□■

＊＊＊　号外　無料ご招待のお知らせ　＊＊＊

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■□■　カーボンマネジャー段位制度　■□■

　内閣府では、日本の将来を見定めて成長分野における「できる」人材を
育成するプロジェクト「実践キャリアアップ戦略」をスタートさせました。

　その中核に位置付けられているのが「国家戦略プロフェッショナル検定」
ですが、2013年2月より、介護、農業、環境／エネルギーの3分野で
それぞれの段位制度がスタートしました。

　環境／エネルギーの分野では、カーボンマネジャー段位の研修機関
としてテクノファが（社）産業環境管理協会から第1号の研修機関に承認
されました（2013年2月5日）。

　カーボンマネジャーとは段位の名称ですが、段位はレベル１～７まであり、
それぞれのレベルでは、「何が分かって、何ができるのか」が具体的に
明確に規定されています。

■□■　カーボンマネジャー段位を保有する意味　■□■

　カーボンマネジャー段位を保有する意味は次の通りです。
　　１．省エネルギーの実践についての知識、技能が認められる。
　　２．温室効果ガスの排出削減についての知識、技能が認められる。
　　３．環境問題に関する、再生可能エネルギーに関する知識が認められる。
　　４．肩書ではなく「できる」ことの評価を得ることで転職する際の技能
　　　　レベルの証明になる。
　　５．今後、政府が広報に力を入れていくに従い、個人の力量の社会的
　　　　証明になる。

　カーボンマネジャーのレベル１～４については、内閣府が決めた標準
育成プログラムに従った研修を受けることによって、国の行う修了試験を
受けることができます。

■□■　カーボンマネジャー研修コース　■□■

　テクノファではレベル１～４までの研修を2013年2月、3月に計画
しています。詳しくは当社のホームページをご覧ください。

　レベル１「入門コース」は、e-ラーニングによって研修を実施させて
いただきます。レベル２の研修コースは集合教育で実施します。

■□■　被災３県の方に向けて　■□■

　カーボンマネジャーが期待されている省エネルギー、温室効果ガス
排出削減活動は、３．１１の震災を受けた東日本の地域に特に必要
とされています。

　そこでテクノファでは3月12日（火）～15日（金）に仙台で開催される
レベル２の研修コースに被災３県（福島、宮城、岩手）にお住まいの
方を無料（通常価格10万円）で10名ご招待します。

どうぞふるってご応募ください。
お申し込みはテクノファホームページからお願いいたします。

ISO9001はQMSの基本、それを徹底させる活動が必要 | 平林良人の『つなげるツボ』

■□■　平林良人の『つなげるツボ』Vol.59　　■□■

＊＊＊　ISO9001はQMSの基本、それを徹底させる活動が必要　＊＊＊

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■□■　QMSの徹底は日常管理から　■□■

　QMSを徹底させる活動の原点は日常管理にあると思います。
標準化しても実践されなければ何にもならないわけで、QMS
の一丁目一番地は「維持する」ことにあります。

　9001が要求している適合性は、当然のこととしてこの維持
を含めています。業務手順書の一つひとつをとってみても実
はこの維持することが一番むずかしいことである、と多くの
方がいいます。

　組織にはいろいろな人がいます。また、人は時々入れ替わ
ります。経営環境も変化します。時がたてばそのうちに顧客
へ提供している製品も変わります。

このように我々の組織は常に変化にさらされています。その
ような環境のもとにおいても「維持すること」はQMSの一丁目
一番地です。

　この維持することがQMSを徹底させることになるのです。

■□■　日常管理＋（プラス）の活動　■□■　

　当たり前のことですが、日常管理だけでは企業は存在でき
ません。

　QMSは構築されたものをいかに効果的に管理していくか、と
いう管理技術です。管理技術のなかには、将来を予測、推測し
ながらどのような組織になっていくべきかという計画を策定す
ることも重要な要素として存在します。

　今後の組織のあり方の調査、分析、策定、検証などはISO900
を超える活動になるでしょう。しかし、日常管理を徹底させな
がら、更にその先の活動を想定することは経営者にとっては避
けて通れない課題のはずです。

　ISOが経営者にとって魅力あるものと映るには、日常管理＋
（プラス）の活動が行われるとよいでしょう。

■□■　顧客価値　■□■

　経営者にとっての最大の関心事は製品が売れる、売れないこ
とではないでしょうか。

　製品が売れるか売れないかに関しては、どんな経営者も必ず
強い関心を持ちます。

　「製品が売れる」ということは、買っていただけるお客様が
「その製品に何らかの価値を感じている」からです。この価値
を「顧客価値」といっていますが、本当の顧客価値を把握する
ことは案外難しいことです。

　組織側が考えている顧客価値が、お客様が感じている顧客価
値と「ずれている」というケースがけっこう多くあります。

ISO9001QMS認証を巡って | 平林良人の『つなげるツボ』

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■□■　平林良人の『つなげるツボ』Vol.58　　■□■

＊＊＊　ISO9001QMS認証を巡って　＊＊＊

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■□■　国際的な評価レポート　■□■

　ISO9001QMS認証を巡っては、ここ2，3年国際的にいろいろな
評価がされています。
　例えば、2011年発表のノッチンガム大学の調査、2012年発表
の国連UNIDO調査などです。そこには品質マネジメントシステ
ムの形骸化、最終的な便益の不在などネガチブなデータ等が
示され、さらに今後の改善すべき方向が示唆されています。

　英国で認証制度が始まって約30年、認証数は昨年のISO事務
局の発表では、世界で約111万件となっています。
　数は100万件を超えましたが、企業総数の数％に留まっている
とされ、まだまだ伸びていく可能性を秘めています。

　日本においても、企業総数を430万社（中小企業庁データ）と
すると、現在の認証数は約5万社ですから、やはり1.2%の企業
しかQMS認証を取得していません。100社の内1社、これはや
はり少ないと言わざるを得ません。

■□■　どうしてもっと広がらないのか　■□■

　私は企業活動に不可欠なQMSがどうしてこの程度にしか広が
らないのか不思議で、「なぜか」をずーっと考えてきました。
「企業活動に不可欠なQMS」と言いましたが、もしかしたら、
QMSはべつに組織に不可欠ではないのかもしれない？、或いは
不可欠であると理解されていないのではないか？、また経営者に
その存在を知られていないのではないか？などいろいろな疑問が
湧いてきます。

　2年前「もしドラ」という本が200万部売れました。大ベストセラ
ーになった本ですが、岩崎夏海著「もし高校野球の女子マネー
ジャーがドラッカーの『マネジメント』を読んだら」というのが正式
な題名です。経営の神様と称されるドラッカーの教えをシンプル
に噛み砕き、小説のあちこちのストーリーに挿入している本です。

　いまさらながらですが、ドラッカーの教えから先ほどの疑問のた
どり着いた結果は、ISO9001認証は「顧客に本当の価値」を与え
ていないという単純なことでした。
　「ISO9001認証は」ということであって、決して「ISO9001規格は」
ではないので取り違えないようにしてください。

　もちろん、認証取得している1.2%の企業は、自分たちが思う価値
を得られていると評価していると思います。組織は、何らかの便益
を期待し認証を取得したわけでしょうし、それが故にそのQMSを維
持しているわけです。

　しかし、それがいつまで続くのかは非常に心配です。1.2%を超え
る企業に拡大していくという私自身の期待はいまや萎んでいますが、
認証取得している1.2%の企業についても、今のままですと、いつまで
認証を維持していくのか心配です。

■□■　顧客は誰、何を望んでいるのか　■□■

　企業には永々と築いてきた日常の活動があります。100人いれば、
100人の人の日常すべき仕事（活動）がありますし、決められていま
す。その事実を直視し、QMSを構築することが今なによりも重要だと
思います。

　2015年に向けての次期ISO9001規格もそのような観点から改正が
されるでしょう。既に公開されている附属書SL（MSS共通文書）その
観点から作成されています。

　附属書SLには、組織の抱えている内外の課題、利害関係者、利害
関係者の期待／要求事項などが求められていますが、これはまさし
く顧客とは誰、顧客の求めているものは何かに他ならない、ドラッカー
がその著作で述べていることと全く同じです。