ISO9001審査員CPDセミナーはテクノファISO研修で

国府 保周（こくぶ やすちか）

• 弊社株式会社テクノファ　技術顧問
• ISO 9001対応WG委員（ISO／TC176 国内対応委員会）

講師インタビュー

国府保周（こくぶやすちか）氏は、当社の技術顧問・主任講師であり、現役の審査員です。また、ISO 9001，ISO 19011，附属書Ｌなど各種ＩＳＯマネジメントシステム規格を審議する国内委員、日本品質管理学会のQMS有効活用研究会のメンバー、品質月間 特別講演会のレギュラー講師など、さまざまな分野で活躍されています。
「国府保周が気付いたISO 9001運用と審査の肝 ～ 発想を変える」は、毎年4月に、すべての題材を入れ替えています。2020年4月のリニューアルに際して、同氏にインタビューしました。

３年目を迎えるにあたって

――今回は内部監査がテーマですね。
国府　この研修では、午後の後半を会場ディスカッションの時間として、お越しの皆さんと意見交換しています。最初は研修テーマに関連する質疑応答や意見交換から始まりますが、その内容だけに限定しないで、困っていることや考えていることを、けっこう自由に語ってもらっています。すると、たいてい内部監査の話題が出て、他の参加者からの意見もたくさん出ます。それならばということで、2020年度は、内部監査を特集することにしました。

――2019年の品質月間特別講演会も内部監査の話題でしたね。
国府　2019年は札幌会場を担当しました。品質月間委員会から「瀕死の内部監査の再興」という、なかなか強烈な演題を頂戴しました。「なぜ内部監査が充実しないか」を解きほぐすことから始めて、現実的な実施策などをお話ししました。

――その講演内容は今回の研修にもつながるのですか。
国府　はい。2020年版の研修では、2019年の品質月間の特別講演会の抜粋版を持ってきました。この講演で扱ったことは、内部監査の現状を考える際の基本なので、研修の冒頭で取り上げます。そしてその後、具体的な各論に入ります。

2020年版の研修の内容①…内部監査の現状に関する話題

――前半にあたる品質月間特別講演会の抜粋版は、どんな内容ですか。
国府　「内部監査が充実しない背景や原因に何があるか」から始め、内部監査の形態は古典的な対面形式に限らないこと、監査での調査の仕方や品質をポジティブ思考で接することを紹介します。また、品質マネジメントシステムの個別活動を改善するためのツールとして、内部監査を充実させるために実施すること、内部監査員と内部監査の主幹者の力量を向上するために何を行うとよいか、そして適性をもった者に携わってもらうための道筋をお話しします。

――ずいぶん盛りだくさんですね。
国府　はい、さまざまな角度から現状を捉えて、解決の方向性を紹介しました。しかし、品質月間の特別講演会には、時間の制約がありますし、ある程度一般の人たちに向けた話題とする必要があるので、どうしても広く浅くという話題の提供の仕方になります。
もちろん内部監査について、概念的なことを知っておくことは非常に重要です。しかし、実際の内部監査を充実したものにするには、各論に触れる必要があり、それを後半で扱うこととしました。優れた事例に数多く接してもらい、ものごとの見方や進め方、結論の出し方や説明の仕方などを、実践的に学ぶのが近道だと考えています。

2020年版の研修の内容②…内部監査を充実させる具体論

――後半は『内部監査活動の充実に向けて』と題する資料集ですね。
国府　この資料は、かつてある認証機関から依頼されて、所属する審査員のために実施した「審査報告書の書き方」に関する研修の教材を下敷きとしています。

――認証機関の審査員向けの研修ですか。
国府　正直なところ、「なんで私が」という気もしました。テーマは「審査報告書の書き方」でしたが、よくよく考えると、書き方そのものの“how to”でなく、「何をどのように書いたらよいか」を学んでおく必要があり、そのために審査の場で「何をどのように調べるか」を考えることが、研修テーマである「審査報告書の書き方」に役立つと考えました。そこで、自分自身が実施した審査報告書の中から見合いそうな実例を集めた資料を作って、研修を実施しました。

――今回の研修の資料の内容を教えてください。
国府　2020年度の研修では、先ほどお話しした資料を基本としながら、内部監査に役立てるという観点から、少し内容をアレンジしています。監査対象の活動すべてを扱うわけにいきませんので、監査で苦労することが多いものを中心としました。具体的には、「現業活動の調査内容を考える」と題して①～⑤を一連の監査として実施するという想定で、関連事項を紹介しています。⑥～⑨は、「改善活動の調査内容を考える」と題して、監査での注目点などを紹介しています。
　① 営業・販売活動
　② 品質管理活動
　③ 製造･施工･サービス提供活動
　④ 購買・外部委託活動
　⑤ 設計・開発活動
　⑥ リスク及び機会への取組み（ISO 9001）
　⑦ 著しい環境側面
　⑧ 品質目標と環境目標
　⑨ 是正処置と継続的改善

――先ほど資料を拝見しましたが、各活動について、いろいろと情報が載っていますね。
国府　はい。①～⑨の活動内容ごとに、次のような内容を記すことを繰り返しています。
　a) 当該活動の特色とよくある運用の実態
　b) チェックリスト（監査での話題）の例…品質／環境
　c) もう一段掘り下げるチェックポイントの例
　d) 当該活動の改善のための監査での見方
　e) 報告事項の記述例…監査報告書のキーワード／記述の事例

――一連の監査のチェックリストですね。
国府　先ほど話したように「何を報告するか」のために「何を調べるか」を考えました。内部監査では、もちろん「決めたとおりに実施している」ことも調査しますが、それ以上に「成果の出せるマネジメントシステム」となっていて、「実際に成果が出ている」ことを調査することが目的です。
内部監査でチェックリストを用いることが多いですが、“チェック”の面を意識しすぎると、適合性ばかりを調査してしまいがちです。しかも、チェック項目とチェック項目を有機的に結び付けておかないと、どうしても単発的な調査となりがちです。そこで、個別にチェックすることよりも、関連付けて“話題にあげる”という観点から、監査対象者と話し合い、いっしょに考えるきっかけ作りという面から、監査の進め方を紹介しました。

――報告事項の記述例もありますね。
国府　不適合の報告や、改善の機会の提供、優れた実践事例の紹介など、実際の監査報告書を基に、どんな内容を扱えるか（何を見つけられるか）、それをどのような書き方で記すとよいか、その実例を紹介しました。概念的な説明を知るよりも、実例に接する方が、何をどこまで記すとよいかの理解度が高まりますし、書き方をなぞることで、記述方法も学べると思います。
「監査報告書の記述のキーワード／キーフレーズ」も設けました。内部監査の所見でもっとも多いのが“適合”です。「不適合ではない」という消極的な適合でなく、「こうだから適切である」とか「こうだから今後も継続可能」のように、積極的・能動的な適合を見極めるのが、内部監査の基本ですね。その際に、こうしたキーワード／キーフレーズを知っておくことで、何を、どのような切り口で調べるとよいかを見いだすことができると見込みます。

2020年度の研修の内容③…環境マネジメントシステムも扱う

――2018年度と2019年度は品質のみでしたが。
国府　品質活動と環境活動が関連している、連動しているケースも多いです。品質と環境を別々に監査すると、どうしてもどちらかの面だけを協調しがちです。実際には、両方のバランスを取りながら活動することも多いので、あわせて扱うこととしました。
それぞれの業務活動の中に品質と環境を結び付けるきっかけになってもらいたいです。活動を続けるには、両者のトータルバランスが大切です。そして、内部監査員も、品質と環境の両面から監査できる、調和の取れた力量をもてるようになってもらいたいと思います。

――研修テキストというよりも、実用的な資料集というイメージです。
国府　この研修テキスト、実は作るのにかなり時間を要しました。一般に研修教材は、「この部分はテキストに書いておき、この部分は研修の場で講師が話そう」という作り方をすることが多いですが、今回のものは、「研修後も積極的に使ってもらえる」ようにするよう工夫しました。
たくさん研修テキストに書いてしまうと、研修の場で何を話すかを考えるのが悩ましいのですが、受講者にとってメリットが大きくなることを優先しました。

恒例の会場ディスカッションについて

――会場ディスカッションの時間は、何を行うのですか。
国府　一般的な研修は、講師からの一方通行の説明となるか、指定したテーマをグループ演習で検討・発表する形態が多いです。しかし、せっかく多くの受講者が集まっていますので、いろいろな人の意見や考えを共有するための時間を設けると、受講者にとってメリットが大きいと考えて、この会場ディスカッションをプログラムに組み入れています。
進め方は、当日の状況に応じて、①会場全体でのフリートーク・ディスカッション（講師は司会者）、②数名ごとのグループ・ディスカッション（＋グループごとに口頭発表）、③講師へのシンプルな質疑応答という、３つのパターンのいずれかとすることを想定しています。直接的な質問が多いならば、それを優先するようにしています。

――質問や意見表明は多いですか。
国府　この研修では、会場ディスカッションの時間帯に限らず、講義部分での内容に関連して聞きたいことや話題に上げたいことがあれば、いつでも自由に発言してもらっています。講義途中での質問や意見表明もＯＫですので、皆さん積極的に発言されています。
講義の途中での質問や意見表明は、その講義で扱っている内容に関するものが中心ですが、会場ディスカッションの時間は、特別な制約がありませんので、ずいぶんさまざまな話題が出ます。せっかくお越しになったからには、積極的に参加されるのが得策です。
2020年度のこの研修のテーマとして内部監査を扱うことにしたのも、これまで２年間実施してみて、内部監査のことが話題に上がることが多かったことが背景にあります。

2020年度の開始に向けて

――最後に抱負をお願いします。
国府　この研修には、組織のマネジメントシステム運用の中核を担っている人たちや、審査員登録している人たちが、これまで数多くお越しになっています。その方々に、新たな発想で運用や審査活動に取り組んでいただけるよう、工夫を重ねた内容で研修を提供してきました。今回のテーマは内部監査としていますが、その内容は、審査活動にも応用可能です。受講される方々それぞれの立場で、ぜひ役立てていただくことを期待しています。
会場でお目にかかれることを楽しみにしています。

――ありがとうございました。