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ISO内部監査って何?どうやるの? (その8)

●ISO内部監査に向けて改めて業務運営基本マニュアルを読んでみました(その3)

営業部の鈴木一郎です。
このところ部長と当社の業務運営基本マニュアルについてのやり取りばかりで、かなり疲れています。でも内部監査を受けるために、このマニュアルが分かっていないと話にならない、というのは何となくですが(ここは部長にはナイショの部分です)わかってきたような気がしています。今日は先日部長に質問した内容について、かなりお恥ずかしいような内容ですが、恥を忍んでそのご報告をしたいと思います。

まず部長に改めて読み直して疑問に思ったこと、として聞いたことがマニュアルの名称です。
ISOの内部監査を受けるために使うマニュアルですから、ISOマニュアルとか、環境マニュアル、という名称でよいのかと思ったのですが、業務運営基本マニュアルという随分仰々しい名前になっています。
そしてその記載内容も、前々回お話ししたように、当社の理念や方針が冒頭に書いてあって、そのあとに目標の話が出てきます。あちこちで環境を意識した言葉が使われてはいるのですが、環境対応に特化したマニュアルでは全くないのです。だから文章量も多くなっていて、正直あまり読みたい、というものではありません。
まあ、さすがに部長にはそのままの感想をぶつけるわけにはいきませんから、無難にいくためにも、
「環境のISO監査を受けるための文書ということで環境に関するものに特化したマニュアルにすればよいのではないでしょうか」
と聞いてみたわけです。

そのアプローチで今回は正解でした。
部長からは、
「鈴木君、なかなか良いところに気づいたな。実は以前は、業務運営マニュアルと環境マニュアルは別立てになっていたんだよ。しかしながら、ただでさえなかなかマニュアル、というものは皆が面倒がって開かない、再確認をしない文書になってしまっている中で、まだ業務運営マニュアルは必要に迫られ、実際の仕事や教育上活用されているケースがほとんどの部署で確認できていたんだ。しかしながら環境マニュアルの方は殆どの部署で埃をかぶってしまう状態に陥る、という状況に至り、部長会議での議論検討の結果、両者を合体させよう、ということになり今に至っているのだよ」
という話をまず聞かされることになったのです。
それを聞いて思ったことは、
「なるほど、昔は自分と同じように皆も考えていたわけだ。その方がISO対応の内部監査をするうえでは簡便に対応できそうだもんな」
ということです。
ですがなぜ、それをわざわざ、さらに分厚くなってしまうのに、業務運営基本マニュアルとして両者を合体させたのだろう、という新たな疑問については、それ以上深掘りをするのは止めておきました。その質問をしたらまた部長からいろいろな宿題を出されそうな予感がしたからです。
それよりも、もともと考えていた次の質問に移りました。
「部長、過去の経緯はよく解りました。そこで次の質問をお願いしたいのですが、この分厚い業務運営基本マニュアルに基づいて内部監査をするとなると、どこについての監査を受けることになるのか、私なんかではピントを合わせることができません。まさかこの業務運営基本マニュアルの端から端まで監査する、ということではないですよね」
「たしかにその心配もわかる」
と部長の返答、今日はやけに静かです。そして部長の返答が続きます。
「鈴木君、我々が内部監査を受ける場合はあまり気にする必要はないのだが、内部監査を行う監査員側の人々は、このマニュアルだけではなく、手元にチェックリストというものを持っているんだ。このチェックリストとはどのようなものかというと、これらの質問をしていけば、内部監査における最低限必要なことを漏らさず、網羅することができるようになる、あんちょこのようなものなんだ」
「へえ~。そんな便利なものがあるのですか」
「もちろん便利とは言っても、事前に用意されているチェックリストは標準チェックリストと言って、基本的事項は網羅されているわけだか、あくまでひな形として活用されるものなので、その都度、その都度、アップデートが必要になることは忘れてはいけないんだ。要は、チューニング度合いは荒い状態の仕上げ方なので、内部監査員がその都度、ファインチューニングをする、つまり仕上げをしてこそ、本来あるべきチェックリストの姿になるんだな。話が込み入ってきたので、出発点に戻すがいいかな」
「はい、お願いします」 (まだ続くので、次回につなげます)