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ISO対応を進める上で外部専門家(外注会社)って使った方がいいの?(その1)

今回のテーマは少々難題です。十分な理解をしてもらうと思うと相当な内容を書き記さないといけませんので、ここではあくまで大筋の理解をしてもらうことを狙って書き連ねます。もっと知りたい、という部分が出て来たい際には個別リクエストを頂ければ、新たな項目を立てて解説をしていくことを考えたいと思います。予めご容赦ください。

さて本題に入ります。
ISO対応を組織で進めるに当たって、自社内だけでは対応できないケースは専門家の知恵を借りることはとても有用です。
ただし、その際によく考えなければいけない点はどのような内容の事柄をどのような専門家の方(会社)に依頼するか、という点です。
それほど規模の大きくない会社であれば、社内で一生懸命勉強する人ひとりとその社員さんをしっかり応援する経営者のペアが存在すれば、一切外部専門家に頼ることなく、ISO認証を取得することは可能です。
一方で、社員数何百人という規模になってくるとさすがに専属であっても事務局要員がひとりしかいない中でISO対応の仕組みを構築して認証取得にこぎつけるのは極めて困難です。
今まで本稿でお伝えしてきた内容をご理解されている方であれば、例えば認証取得をこれからしよう、という組織であれば、その先に待ち構えているステップが

① 事務局員の選定
② 社内の現状調査
③ ISO規格の勉強
④ 仕組みの構築
⑤ 内部監査員の養成
⑥ 内部監査の実施
⑦ マネジメントレビューの実施
⑧ 審査受審及び事後対応

という項目が、多少は順不同の部分もありますが、必要な対応になってくる点はご認識のことと思います。

ではこの中で、なかなか社内のスタッフだけでは取り組むのは困難だな、と思える項目はどれでしょうか。多少多めに挙げると、②、③、④、⑤でしょう。
もちろん③の規格の勉強は独学でも全く問題ありません。一人で学ぶのは不安と感じる方にとっても、審査本番の時に規格解釈の誤りがあれば、それは審査員が時間の許す限りレクチャーをしてくれます(研修ではなくあくまで仕組み構築の上で、この規格要求事項はこう言う意図ですよ、という説明をしてくれるもの、と受け止めてください)。関連書籍を数冊買って読み込んでいけば、業務経験のあるベテラン社員の方であれば対応できるでしょう。逆に言えば、業務経験の浅い若手の方にとっては、数冊の本で理解を深めるのはなかなか容易ではないかもしれません。

その他の項目については、もちろん頑張れば社内人材だけで取り組むことは十分に可能です。ですが、今まで関わっていなかった人が取り組むとなると、どうしても一から勉強して手さぐりで進めるケースが多くなるでしょう。本来すべき業務以外に経験したことのない取り組みをするわけですから時間もかかります。その部分を専門家の支援を仰ぐ、ということはお金はかかりますが、その分大きく時間の効率性を上げることにつながります。時間価値ということを考えると、外注という選択肢はなかなか魅力的になってくるのではないでしょうか。

その際の外注相手は次の2つの属性、ということになります。

①コンサルタント(コンサルティング会社)
②研修会社(セミナー機関)

コンサルタント自身が研修まで行うケースがありますが、あくまで業務内容が異なりますので、両者は分けておきます。
それぞれの詳細については次回以降でお伝えします。